Home office: entenda a nova regra para deduzir ajuda de custo

Sabe aquele acordo entre patrão e empregado para ressarcimento de parte das despesas, como energia elétrica e internet, dos custos com o home office? Pode ter que mudar. Nova norma da Receita Federal determina que os pagamentos ao colaborador não podem mais ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias e do imposto de renda da pessoa física. Isso significa que o recebimento desse dinheiro não terá incidência de impostos como acontece com outros reembolsos. A medida pode gerar mudança na forma do pagamento mensal. 

“Não basta a empresa apresentar apenas o termo de adesão à Política de Home Office, ou um recibo ou conta representativa da média desses gastos. É preciso comprovar os valores repassados como ajuda de custo”, explica Marcos Francisco Rodrigues Sousa, professor do MBA Controladoria e Auditoria da Puc-Campinas e sócio da Consulcamp Auditoria e Assessoria.

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Nova regra gera muitas dúvidas

Marcos Francisco comenta que a comprovação desses gastos traz certa dificuldade para as empresas, uma vez que a norma da Receita fala apenas em comprovação “hábil e idônea”. 

“Os comprovantes (notas fiscais) dos gastos do colaborador podem ser usados para demonstrar o repasse de parte dessas despesas como reembolso. Contas de telefone, luz e internet, por exemplo, devem estar no nome do colaborador ou de algum parente”, explica.

O problema, segundo o professor, é que a Receita não estabelece de forma explícita quais comprovantes seriam aceitos. 

“Há uma certa dúvida e isso poderia gerar um custo a mais para as empresas caso a Receita Federal, em fiscalização, venha a desqualificar o gasto como dedutível na apuração do lucro real para fins de IRPJ e CSSL. As empresas terão que ser muito rigorosas nessa prestação de contas e isso faz com que a adoção de pagamento pela média coloque a empresa em risco de ser tributada”, completa.

Para o colaborador, o entendimento da receita também provoca um impacto, já que transfere para ele a responsabilidade de prestar contas de todos os gastos necessários ao home office. Pode ser o fim daquele acordo de cavalheiros por um valor fixo. 

“É importante que as empresas continuem com esse benefício e que encontrem a melhor forma de atender aos requisitos de comprovação documental, como assim o fazem com outros gastos reembolsáveis, como viagens, combustíveis e pedágios, por exemplo, mas o rigor e a burocracia vão aumentar”, avalia.

Alcance da nova norma

A Solução de Consulta nº 87, publicada pela Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), orienta os fiscais de todo o país. 

“As empresas que fornecem esse benefício devem se organizar para atender à nova norma e buscar orientação sobre quais seriam os comprovantes válidos”, completa.

O entendimento anterior era o de que esses valores se enquadravam como ganhos eventuais. Agora, a Receita entende que devem ser encarados como ajuda de custo, já que compõem uma despesa recorrente.

(*) HOMEWORK inspira transformação no mundo do trabalho, nos negócios, na sociedade. É criação da Compasso, agência de conteúdo e conexão.