Janeiro é o mês oficial para tirar do papel todas as etapas daquela promessa de ano novo feita por todo mundo. Não importa se o objetivo a ser conquistado é trabalho, estudo ou apenas a preparação da festa de réveillon do ano seguinte: o importante é começar e, para isso, é essencial ter organização. A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar e existem várias ferramentas que podem facilitar o processo.
O Notion é um dos aplicativos desenvolvidos para isso. Com ares de Tumblr, plataforma que foi sucesso nos anos 2010, o Notion possui uma interface personalizável e intuitiva, além de juntar as funções de gerenciar tarefas, tomar notas, criar páginas colaborativas (wikis) e bancos de dados em uma única plataforma.
Seu sucesso, porém, não acontece só por causa das planilhas bonitinhas, mas porque seus usuários formaram uma comunidade por meio de encontros e eventos - algumas vezes subsidiados pela empresa -, que nutrem a experiência de uso do app.
"Quando começamos, Ivan Zhao (CEO) e eu acreditávamos que todo software poderia ser dividido em alguns blocos de construção básicos", disse, Akshay Kothari, um dos fundadores do Notion, em seu blog. "Anos depois, temos um ecossistema fantástico de criadores desenvolvendo ferramentas em cima da plataforma".
A simplicidade fez o Notion crescer e atrair mais de 30 milhões de usuários ativos ao redor do mundo. Hoje, o serviço está avaliado em US$ 10 bilhões.
E o que torna essa plataforma diferente? Nela dá para gerenciar todos os projetos de forma coerente sem ter de alternar entre vários aplicativos. Além disso, o app permite uma customização quase total na criação de layouts e espaços de trabalho e a interação com sistemas externos, como serviços do Google, por exemplo.
Atualmente, existem quatro planos de assinatura do Notion - três deles pagos, que começam pelo custo mensal de US$ 10. A versão mais básica, gratuita, porém, já consegue suprir a necessidade de uma organização personalizada e de fácil acesso.
Aliado aos motivos técnicos, as oportunidades de negócio, encontros físicos, autenticidade e conhecimento explicam a formação dessa comunidade. "O Notion é conhecido por ouvir os feedbacks de seus usuários e implementar melhorias e novos recursos com base nessas sugestões", explica Rafael Sbarai, head de produto e inovação do iFood e professor dos programas de pós-graduação do Insper, FGV e Mackenzie.
"O ciclo de feedbacks não só melhora a ferramenta, mas também faz com que os usuários se sintam valorizados e parte do processo de desenvolvimento", diz o professor, em entrevista ao Estadão.
Muitos dos quase 500 funcionários do Notion usam o X (ex-twitter) e Reddit como meio de ouvir parte da comunidade. Isso baseou uma estratégia de crescimento que dispensou a publicidade tradicional.
O site ganhou tantos fãs que algumas comunidades se uniram para trocar ideias sobre como melhor utilizar a plataforma. Um desses grupos é o Notion Brasil, que tem cerca de 500 membros ativos e já realizou eventos em São Paulo, Sorocaba e Belo Horizonte. Ao todo, mais de 2 mil participantes já passaram pelos encontros.
"A ideia de se colocar no lugar do cliente é o core de fundação do Notion", diz Sebastian Baltazar, embaixador da principal comunidade do serviço no Brasil. "Durante muitos anos, e principalmente no começo, o Notion não fazia nenhum tipo de anúncio na plataforma, porque investia principalmente na criação, acompanhamento e apoio logístico e financeiro das comunidades ao redor da empresa".
Se engana, portanto, quem pensa que as comunidades atraem apenas "viciados" no app. Segundo Baltazar, a Notion Brasil inclui tanto novatos a fim de aprender mais sobre a plataforma quanto veteranos que já dominam todas as funcionalidades. "Também reunimos criadores de templates, que a gente chama de Notion Creators e pessoas que prestam consultoria", explica.
Colaboração
Com métricas bastante eficientes para a gestão de empresas, o aplicativo deixa que mais de 250 pessoas usem um único documento, onde há blocos ilimitados para comentários e automação personalizada por inteligência artificial (IA).
Essa versatilidade ganhou a atenção de quem precisa gerenciar equipes - grandes ou pequenas. Tal característica abriu oportunidade de negócio para criadores talentosos venderem templates e consultorias que buscam impulsionar a produtividade e centralizar ações de empresas.
Luíza Sales, gestora de projetos e processos, passou a trabalhar exclusivamente com o Notion em 2023, quando precisou dedicar todo o seu tempo à empresa. Hoje ela tem cerca de 20 clientes ativos, com contratos que variam de R$ 3,5 mil e R$ 6 mil dependendo da complexidade.
"Hoje, tudo que a gente faz é dentro do Notion", conta Luíza. "Por exemplo, se minha equipe tem reunião, eu abro o aplicativo e já tenho a ata criada e posso colocar uma tarefa para cada um da equipe".
Além de usar no dia a dia da própria empresa, Luíza treina alunos que querem adotar a ferramenta no dia a dia dos estudos ou trabalho. "Não foco em um determinado nicho. Como o Notion é uma página em branco, você cria o que for necessário. Já trabalhei com médicos, advogados, nutricionistas e até profissionais da área financeira".
E o que uma empresa busca quando adota essa forma de se organizar? "Alguns clientes vêm com objetivo de agregar valor ao cliente final, mas acabam descobrindo que a ferramenta também ajuda a estruturar o próprio time e gestão interna", explica.
