Na última semana, um síndico foi denunciado pelos moradores de um condomínio em Farroupilha-RS por montar um serviço clandestino de fornecimento de água. No condomínio Alvorada I, o síndico criou uma empresa em nome da esposa, a qual ele administrava, e cobrava uma taxa para o fornecimento clandestino de água de poços artesianos.
Para evitar que condôminos e moradores passem por situações como essa, um programa de compliance e as auditorias em condomínios residenciais podem oferecer mais segurança e prevenir casos como o ocorrido em Farroupilha. Ou seja, é uma alternativa para otimizar o dia a dia do síndico e seguir, não só as regras dos condomínios, mas também as leis.
A checagem de antecedentes dos colaboradores
Segundo Cláudio Marson, head de consultoria empresarial e auditoria no Grupo IAUDIT – empresa especializada em tecnologia, auditoria e consultoria empresarial com mais de 20 anos no mercado – , fraudes como essas podem causar grandes prejuízos para os condomínios.
“Ao realizar uma auditoria preventiva mensalmente, seria possível detectar e sinalizar ao corpo de conselheiros o problema em vigência. Além da auditoria preventiva conseguir detectar o problema, o ideal é que os condomínios possuam uma assessoria no que diz respeito à compliance e implementação de boas práticas, de modo a evitar que fatos como este possam acontecer”, explica o especialista.
Um programa de compliance é estruturado com um canal de denúncias, background check – checagem de antecedentes de colaboradores e prestadores de serviços – e auditorias preventivas. Sendo assim, é uma forma de garantir que os condomínios estejam em conformidade com as leis e prevenindo que fraudes aconteçam.
Além disso, dar mais autonomia para conselhos e comitês de condôminos é essencial para a convivência e o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Porém, também existem desafios na hora de implementar o compliance em condomínios residenciais.
Quais os desafios o compliance enfrenta em condomínios?
Inicialmente, de acordo com Cláudio Marson, nem todos os condomínios realizam a auditoria preventiva/mensal, como deveria acontecer. Como o próprio nome já diz, a auditoria preventiva serve para prevenir que erros ou até mesmo crimes, intencionais ou não, sejam levados adiante mês a mês, às vezes até durante anos.
“O principal desafio é convencer um grupo de moradores, que muitas vezes pensam diferente e possuem prioridades diferentes, rumo ao entendimento de que quando implementamos um programa de compliance, além da conformidade com as leis, estamos também auxiliando a reduzir custos e aumentando as receitas do condomínio. Por consequência, gerando uma melhora significativa no caixa e na estrutura e serviços do condomínio”, comenta Marson.
Um canal de denúncias é essencial
Existem algumas etapas que podem ser seguidas para adotar boas práticas em condomínios residenciais, a primeira, por exemplo, é a aprovação integral ou parcial de um programa de compliance na assembleia condominial.
Logo após isso, uma equipe de especialistas inicia o processo de estudo das pastas e, em uma segunda etapa, inicia o processo de planejamento para implantação do serviço contratado, seja ele um programa de compliance completo, ou somente o canal de denúncias, auditoria preventiva ou a checagem de antecedentes. Dessas etapas, o canal de denúncias é essencial
“Com certeza, o canal de denúncias é um dos pilares de um programa de compliance, além de ser uma forma de passar mais confiança para que os moradores e terceiros possam denunciar qualquer irregularidade de forma anônima ou não. O serviço possui a opção de anonimato nos relatos”, exemplifica o especialista.
No entanto, a auditoria preventiva é a melhor opção para se antecipar a qualquer desvio de conduta ou problema que venha a acontecer, segundo Marson. Com as auditorias sendo feitas mês a mês, é mais difícil que algum problema aconteça em relação a fraudes ou desvios de conduta e, em caso de acontecer, esta auditoria detecta muito mais rápido do que uma auditoria anual.
“Com a auditoria sendo feita mensalmente e um programa de compliance, é possível prevenir fraudes, desvios de conduta e ética, abusos, importunação dentro do condomínio, roubos, assédios, entre outras situações”, finaliza ele.
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