Para solicitar reembolso de forma eficaz, familiarize-se com a política da empresa, guarde comprovantes, siga um modelo padrão de solicitação e mantenha registros organizados.
Para solicitar um pedido de reembolso na sua empresa de forma eficaz e evitar erros, você deve seguir algumas diretrizes e práticas recomendadas.
Antes de iniciar o processo, familiarize-se com a política de reembolso da sua empresa. Isso inclui:
• Tipos de despesas reembolsáveis: Verifique quais despesas são elegíveis para reembolso, como transporte, alimentação, hospedagem, entre outros.
• Limites de gastos: Conheça os limites estabelecidos para cada categoria de despesa.
• Requisitos para solicitação: Entenda quais documentos são necessários, como notas fiscais e comprovantes.
Guarde todos os comprovantes das despesas que você deseja reembolsar. Isso pode incluir notas fiscais, recibos e faturas. É aconselhável digitalizar esses documentos ou tirar fotos imediatamente após recebê-los para evitar perdas.
Ao solicitar o reembolso, siga um modelo padrão que inclua:
Seu nome e informações de contato
Descrição da despesa
Data em que a despesa foi realizada
Valor total solicitado
Anexos dos comprovantes.
Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e completas para evitar atrasos no processamento.
Após enviar seu pedido, mantenha-se atento ao status do reembolso. Caso haja um processo de aprovação em várias etapas, você pode receber notificações sobre a aprovação e o pagamento.
Se houver dúvidas ou problemas com sua solicitação, entre em contato com o departamento financeiro ou de recursos humanos para esclarecimentos. É importante manter uma comunicação clara e proativa.
Mantenha registros organizados
Guarde cópias de todos os pedidos de reembolso enviados e as respostas recebidas. Isso ajudará no controle e na prestação de contas futuras.
Fique atento aos prazos estabelecidos pela empresa para a solicitação de reembolsos e para o envio dos comprovantes. Geralmente, é recomendado que as solicitações sejam feitas até o último dia útil do mês em que a despesa ocorreu.
Seguindo essas orientações, você aumentará suas chances de ter seu pedido de reembolso aceito sem complicações.
Confira o vídeo com as dicas de Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
(*) Homework inspira transformação no mundo do trabalho, nos negócios, na sociedade. É criação da Compasso, agência de conteúdo e conexão.
