Na casa dos trinta anos, a americana Tanya Dalton estava construindo sua primeira empresa, trabalhando de 12 a 14 horas por dia e criando dois filhos pequenos. Enquanto lutava para administrar sua vida agitada de todas as maneiras típicas – listas intermináveis de tarefas e uma agenda cheia –, ela logo percebeu que algo estava errado.
"Eu estava me desgastando, me exaurindo e depois me perguntando por que estava tão cansada, mas ainda insatisfeita", Dalton contou à CNBC Make It. "Eu ia para a cama à noite e me perguntava por que não havia feito mais."
Estava claro que algo precisava mudar depois que ela ficou instantaneamente irritada com seu marido por passar cinco minutos extras no carro na garagem depois do trabalho, ouvindo um programa no rádio.
Em vez de ressentir-se do marido por tirar alguns minutos para si mesmo, ela percebeu que estava com raiva pelo fato de não poder se permitir o mesmo tempo sozinha no caos de sua vida diária: "Eu não me daria cinco minutos para ficar ouvindo rádio."
Desde então, Dalton diz que tem trabalhado "desmontando e derrubando os antigos sistemas" de seu fluxo de trabalho. Agora, seis anos depois, Dalton trabalha até às 15h de segunda a quinta-feira.
Agora ela dá conselhos sobre produtividade
Fundadora e ex-CEO da InkWell Press, que vende planners, Dalton agora aconselha empresas sobre como otimizar a produtividade. Ao mesmo tempo, ela tira todas as sextas-feiras de folga, totalizando uma carga horária de trabalho de 30 horas por semana.
Em vez de ser prejudicada por esse horário mais curto, ela diz que isso a ajudou a publicar dois livros, incluindo "The Joy of Missing Out" de 2020, e se tornar uma procurada consultora e palestrante em produtividade.
Ao longo do caminho, Dalton aprendeu quais truques de produtividade valem a pena implementar – e quais deles são apenas modismos passageiros e distrações do que realmente melhora a qualidade do trabalho.
Aqui estão suas três principais estratégias para aumentar a produtividade e aquelas que ela acredita que você pode abandonar:
1. Troque o seu temporizador Pomodoro por pausas reais
A técnica Pomodoro é um truque viral de gerenciamento de tempo, com grandes nomes como Tom Hanks afirmando que isso aumentou sua produtividade no trabalho. A estratégia consiste em definir um temporizador de 25 minutos para trabalho focado, após o qual você é recompensado com uma pausa de cinco minutos. Você repete isso quatro vezes antes de alcançar a recompensa final: uma pausa de 20 minutos.
Hoje em dia, qualquer pessoa pode encontrar uma variedade de aplicativos e sites de produtividade especificamente construídos em torno da técnica Pomodoro. Mas Dalton acredita que ela é fundamentalmente falha porque a maioria das pessoas não consegue simplesmente ligar e desligar seu foco.
"Um dos grandes problemas é que toda vez que você se distrai, leva cerca de 23 minutos para voltar a entrar naquele estado de fluxo", diz Dalton. "Então, toda vez que você chega a esse estado em que as ideias estão fluindo, o alarme toca e você se interrompe."
Em vez disso, Dalton aconselha designar períodos maiores de tempo para o trabalho – e consequentemente, blocos de tempo maiores para descanso. Por exemplo, ela recomenda trabalhar de 60 a 90 minutos, e não mais de duas horas seguidas, antes de fazer uma pausa. Ela afirma que isso não apenas permite que a mente tenha tempo suficiente para entrar em seu "estado de fluxo", onde pode produzir um trabalho de qualidade, mas também oferece uma recuperação adequada.
Para ter certeza, Dalton observa que não existe uma "fórmula mágica" ou uma abordagem única para maximizar a produtividade. Ela diz que cada pessoa deve prestar atenção aos seus próprios sinais individuais de quando sua concentração diminui.
"O descanso é realmente um requisito para que um ótimo trabalho aconteça", diz Dalton.
2. Meça sua produtividade em tarefas, não em horas
Entre os principais equívocos da sociedade sobre produtividade, Dalton diz que a lealdade à semana de trabalho de 40 horas lidera o caminho.
"Não há nada de mágico no número 40", diz ela. "Pare de focar no tempo que nossa equipe passa em seus assentos e, em vez disso, concentre-se na qualidade do trabalho deles e realmente defina o que é o sucesso".
Ao corrigir sua abordagem em relação ao trabalho, Dalton percebeu rapidamente que não precisava de uma semana lotada de 40 horas para concluir suas tarefas mais importantes. Ela diz que listas de afazeres e agendamentos consecutivos podem ter feito com que ela se sentisse produtiva – toda vez que ela marcava algo em sua lista de tarefas, ela se lembra do "pequeno estímulo de dopamina" – mas eles estavam prejudicando sua produção real.
Isso ocorre porque, segundo Dalton, "nosso cérebro vai escolher as tarefas mais fáceis de serem concluídas".
O resultado: as tarefas mais difíceis e frequentemente mais importantes são procrastinadas por dias seguidos.
Dalton recomenda "jogar fora sua lista de afazeres" e substituí-la pelo que ela chama de "lista de prioridades", que tem apenas cinco a sete tarefas, ordenadas por importância.
Em última análise, você pode acabar concluindo menos tarefas com uma lista de prioridades, mas concluirá os itens que realmente importam – e talvez até mesmo em menos horas, ao pular tarefas mais fáceis e menos importantes.
"Isso volta à ideia de mudar o foco do tempo para o foco nas tarefas", diz Dalton.
3. Faça verificações regulares
No ritmo caótico de suas semanas de trabalho de 70 horas, Dalton nunca realmente tirou um tempo para perceber que estava no caminho rápido para o esgotamento – um fenômeno cada vez mais comum no local de trabalho. É por isso que fazer check-in intencionalmente consigo mesma se tornou um elemento essencial de sua rotina de produtividade.
Dalton agenda um compromisso consigo mesma a cada trimestre como um momento de reflexão pessoal. Ela avalia onde está em sua vida e se gosta disso. Ela pensa sobre o ritmo de sua agenda, a harmonia entre sua vida familiar e profissional e o que pode querer mudar para o próximo trimestre.
Em última análise, essas verificações ajudaram a destacar como sua vida estava desequilibrada, inclinada para o trabalho e distante da família. Sentir que não estava dando atenção suficiente aos filhos a motivou a estabelecer limites de tempo claros e construir sua semana de trabalho de 30 horas, diz ela.
"Isso é poderoso porque permite que você tenha mais controle sobre sua vida. Me faz sentir como se eu estivesse mais no comando do ônibus em vez de ser apenas uma passageira", diz Dalton.
Fonte: CNBC Make It
