Empresas precisam ter acesso ao número da nota fiscal para garantir conformidade fiscal, realizar auditorias, controlar financeiro e em disputas comerciais. Recomenda-se armazenamento organizado e backups regulares dos arquivos XML e Danfes para facilitar a gestão e recuperação das notas fiscais.
Diariamente, há muitas circunstâncias nas quais as empresas precisam ter acesso ao número da nota fiscal para garantir a conformidade fiscal, realizar auditorias e manter um controle financeiro eficiente. Isso é essencial para procedimentos de contabilidade, conciliação de contas e auditorias, em que as notas fiscais (NFs) servem como comprovantes de transações financeiras.
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No varejo, em situações de reembolso e devoluções de mercadorias, tais documentos também são necessários para comprovar a compra e os valores envolvidos. Além disso, é importante localizar as vias originais para emitir notas fiscais complementares em caso de erros ou omissões.
“Para o controle de estoque, as NFs são fundamentais ao registrar entradas e saídas de mercadorias. Ao acionar garantias de produtos, por exemplo, servem como prova de compra. Elas são usadas nas cobranças e pagamentos a clientes e fornecedores, verificando detalhes das transações. Em disputas comerciais ou litígios, funcionam como evidência documental. Além disso, na preparação de declarações de impostos, as NFs são necessárias para calcular corretamente os valores devidos e reivindicar créditos fiscais” diz Gabriela Chamis, diretora de vendas para pequenas e médias contas na Qive (antiga Arquivei), plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 150 mil empresas.
Para todos esses casos, o maior facilitador é possuir um sistema de gestão fiscal, que permita uma gestão completa das notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa, simplificando o processo e reduzindo a possibilidade de erros. Entretanto, caso a empresa ainda não utilize esse tipo de sistema, saiba que há meios eficazes de recuperar NFs.
Recuperação de Notas Fiscais
Para as notas fiscais eletrônicas (NFe) de produtos (modelo 55), o primeiro passo é acessar o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a nota foi emitida. No portal, pode-se realizar uma consulta utilizando a chave de acesso da NFe, que geralmente está disponível no Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (Danfe) ou no arquivo XML da nota.
Caso não consiga encontrar a nota fiscal eletrônica através desses métodos, entre em contato com o fornecedor do produto. Solicite uma cópia do Danfe ou do arquivo XML da nota fiscal diretamente ao fornecedor.
Para as notas fiscais de serviços eletrônicas (NFSe), o procedimento é semelhante. Acesse o sistema de emissão de NFSe da prefeitura do município onde o serviço foi prestado. Utilize os dados do prestador de serviços, como o CNPJ e a inscrição municipal, para localizar a nota fiscal. Muitos sistemas permitem a busca por data, valor ou número da nota. Em caso de dificuldades no acesso ao sistema da prefeitura ou o arquivo XML da NFSe, entre em contato com o prestador de serviços e solicite uma cópia da nota fiscal ou do arquivo XML.
Para as notas fiscais impressas, que são documentos mais tradicionais emitidas por prefeituras que ainda não utilizam o modelo eletrônico, o número da nota pode ser encontrado no canto superior direito do documento, geralmente identificado como “Número da Nota” ou “Nº da Nota”. Se você tiver extraviado a nota fiscal impressa, pode ser necessário obter uma segunda via através do fornecedor ou do serviço de emissão que a gerou.
Porém, cabe observar que os sistemas Sefaz estaduais possuem portais com interfaces e procedimentos distintos para consulta, sendo importante que as empresas estejam cientes das especificidades do estado onde a nota fiscal foi emitida. Do mesmo modo, cada município pode ter um sistema diferente para a NFSe, visto que alguns municípios têm portais próprios, enquanto outros utilizam o sistema nacional integrado.
Além disso, o modo de busca em todos esses sistemas pode variar de acordo com as opções disponíveis, como por CNPJ, inscrição municipal, data, valor, entre outros critérios.
“Manter um armazenamento organizado e realizar backups regulares dos arquivos XML e Danfes das notas fiscais são práticas recomendadas para evitar problemas futuros. Além disso, considerar a implementação de sistemas ERP que integrem a emissão e recebimento de notas fiscais pode facilitar a recuperação e a gestão desses documentos, garantindo um controle mais eficiente e evitando pendências com as autoridades fiscais”, comenta Chamis.
Uma gestão eficiente, com base em tecnologia, aprimora a capacidade da sua empresa ter agilidade para recuperar das notas fiscais, o que é muito importante para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas legais, como multas aplicadas pela Receita Federal ou pelos estados durante auditorias e inspeções.
Somada a isso, a ausência de registros precisos pode comprometer a capacidade da empresa de reivindicar créditos fiscais, deduzir despesas e cumprir obrigações tributárias. Em circunstâncias excepcionais, como disputas comerciais ou litígios, a falta de notas fiscais pode enfraquecer a posição da empresa e levar a resultados desfavoráveis.
(*) Homework inspira transformação no mundo do trabalho, nos negócios, na sociedade. É criação da Compasso, agência de conteúdo e conexão.
