Empresas enfrentam desafios para gerenciar gastos corporativos, como análise de comprovantes e prevenção a fraudes, e têm adotado tecnologias com IA e ferramentas de gestão, melhorando eficiência, transparência e controle financeiro.
Não é tarefa fácil gerenciar os gastos corporativos de uma empresa. Entre os desafios estão o alto volume de dados, a grande variedade de despesas, a conferência e análise de uma montanha de comprovantes, além da prevenção a fraudes. Atividades que consomem muito tempo dos gestores, dos departamentos financeiros e de Recursos Humanos e que ainda podem provocar várias dores de cabeça!
Para monitorar melhor as transações efetuadas e realizar um gerenciamento mais eficiente dos gastos, muitas empresas estão recorrendo à tecnologia e adotando ferramentas de gestão de despesas. Uma solução prática e eficiente para a gestão financeira é a emissão de cartões para os colaboradores com a definição de limites e uma política de gastos.
Além de simplificar a prestação de contas, o uso de cartões corporativos elimina o uso do próprio dinheiro pelos colaboradores, trazendo agilidade e segurança jurídica para a relação entre empregado e empregador. A iniciativa também se destaca pelo potencial de combate à fraude, oferecendo recursos como acompanhamento de gastos em tempo real, limites preestabelecidos e maior transparência nas transações e prestação de contas.
"As ferramentas de gestão de despesas atuam no controle de fraudes ao não permitir a realização de gastos fora da política da empresa, e por oferecer uma visão completa e ágil de todos os gastos realizados”, destaca Dan Josua, sócio e diretor de Inovação da ACG, fintech de meios de pagamento e gestão de despesas corporativas.
Sistemas inteligentes de controles de gastos têm evoluído graças à contribuição de tecnologias como a IA e o Machine Learning, que possibilitam a análise de milhares de comprovantes de forma rápida e eficiente, e vão além da classificação de despesas. “O uso da IA promete provocar uma revolução no entendimento e aprovação dos comprovantes de despesas. Grandes empresas, por exemplo, que hoje gastam dias para resolver essa questão, poderão realizar a atividade em minutos, podendo direcionar a atenção de sua equipe para tarefas mais estratégicas”, explica Liliane Josua Czarny, sócia e co-CEO da ACG.
Esse tipo de ferramenta é capaz de identificar, por exemplo, divergências entre o valor da compra e valor do comprovante submetido, separar comprovantes por valores totais e tipo de utilização, identificar itens potencialmente proibidos nos comprovantes, como bebidas alcóolicas, por exemplo.
“Plataformas modernas de gestão de despesas têm múltiplas utilidades. Ajudam na organização dos gastos, oferecem visibilidade aos dados financeiros e identificam facilmente usos inadequados, garantindo que todos os gastos estejam dentro dos parâmetros previamente definidos. Tudo isso contribui diretamente para a saúde financeira das empresas, independentemente do seu tamanho”, garante Dan Josua.
