É muito comum que pessoas que entendem muito de produção, ou de relação com clientes, abram empresas para conquistar a própria independência. Várias delas, porém, acabam deixando a gestão do negócio em si em segundo plano, o que pode gerar grandes dores de cabeça para qualquer empreendedor ou até levar à falência da empresa. Sem organização e controle, nenhuma iniciativa se sustenta, por melhor que ela seja.
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“A mentalidade financeira costuma ser vista como chata. O foco acaba sendo na parte que dá maior retorno: produção, parcerias, atendimento ao cliente”, diz Sabrina Gallier, VP de marketing e cofundadora do Nibo, empreendimento que produz softwares de gestão financeira. “Ninguém cresce porque tem uma boa gestão financeira organizada, existem outros fatores mais decisivos. Mas ninguém se sustenta sem uma boa gestão”, afirma Sabrina.
Para não incorrer neste erro, conheça os 7 maiores pecados da gestão das finanças de uma empresa.
1 - Manter informações e documentos desorganizados
Sem acesso rápido e organizado a certidões, registros de entrada e saída de estoques, comprovantes de vendas, faturas a pagar e faturas já pagas, não é possível operar o dia a dia de uma empresa. A desorganização pode provocar perda de dinheiro e tempo. Pode levar os sócios a não saber, por exemplo, por que a companhia gera lucro mas não tem dinheiro em caixa e quanto gasta, efetivamente, com pessoal, ou com a compra de matéria-prima. Tudo isso atrapalha até mesmo na composição do preço final dos produtos. A primeira medida para evitar esses problemas é, obviamente, organizar a papelada. Mas não adianta guardar tudo direitinho e não usar os documentos para melhorar a gestão da empresa. Muitas vezes, relatórios e papelada são preenchidos apenas pela obrigação, sem que sejam efetivamente utilizados: os dados precisam ser aproveitados para fazer análises constantes de desempenho, que conduzam a correções de rota sempre que necessário.
2 - Má administração do fluxo de caixa
Não é fácil controlar entradas e saídas. As diferenças de prazos entre o dinheiro que entra e o que sai exigem atualização constante e tomadas rápidas de decisões. “As pequenas empresas costumam errar pela falta de elaboração do fluxo de caixa”, diz Marlene Bieger, palestrante sobre controle de finanças há 22 anos e avaliadora de cursos de Administração e Ciências Contábeis do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep). Para fazer este controle, planilhas de Excel são melhores do que nada. Mas, nos últimos anos, surgiram alternativas voltadas especificamente para a gestão financeira de pequenas e médias empresas. São softwares que têm a vantagem de funcionar em rede, de maneira intuitiva e padronizada – enquanto que as planilhas podem se transformar numa bagunça se as pessoas envolvidas a manusearem cada uma à sua maneira.
3 - Mistura entre dinheiro pessoal e da empresa
Usar dinheiro privado dos sócios para pagar contas a vencer ou permitir que eles retirem fundos sem controle é caminho certo para o fiasco de uma companhia. O valor exato de retirada de dinheiro por parte dos sócios deve ser estabelecido por escrito e seguido à risca. Pagamentos pessoais precisam ser devidamente reembolsados. E, em casos de empresários que têm mais de uma companhia, é fundamental não misturar as finanças das duas. Para isso, ajuda muito manter um contador, ainda que externo. “O pequeno empresário geralmente não tem condições de manter um bom contador no quadro funcional. Nesse sentido, o contador externo é o mais indicado”, afirma Marlene. Estes profissionais são úteis não só por conhecer impostos e taxas e acompanhar as alterações nas regras. Eles podem ajudar a estabelecer toda a organização da companhia.
4 - Gastos com folha de pagamento acima de 30% do faturamento
Em geral, gastos com folha de pagamento acima de 30% do faturamento representam descontrole – prestadores de serviço que têm poucos gastos com maquinário, como escolas e consultórios médicos, podem até chegar a 40%, no limite. É fundamental manter fundos de reserva para gastos facilmente previsíveis, como os pagamentos de 13º salário e férias, mas fica muito difícil quando o volume total de funcionários é grande demais. Além disso, é recomendável que qualquer empresa, de qualquer tamanho, tenha um fundo de reserva para demissões. São gastos importantes, previstos em lei para a defesa dos empregados, e que não podem ser negligenciados. Como fazer para alcançar este equilíbrio? Dedicando tempo para pensar na estrutura da empresa. Quantos funcionários tem? As funções estão bem distribuídas? Estas perguntas precisam ser refeitas com frequência, para acompanhar as mudanças no cenário econômico, na situação do mercado e na posição da própria companhia.
5 - Atrasar pagamentos e entregas
Atrasos nos pagamentos e nas entregas prejudicam seriamente a situação da empresa, e esse tipo de coisa costuma acontecer mais por falta de organização do que de dinheiro. Para evitar problemas do gênero, Sabrina Gallier, do Nibo, sugere que a empresa mantenha uma rotina organizada, que seja comunicada para clientes e fornecedores. “Prazos bem detalhados para pagamentos de faturas ou entregas de produtos criam uma rotina saudável para a empresa e passam uma imagem de confiança”. Depois que a rotina está estabelecida, a cadeia de organização e confiança mútua se difunde. “O fornecedor aprende que, se não entregar a nota até quarta-feira, por exemplo, não vai receber na semana seguinte”, diz Sabrina.
6 - Não planejar bem o crescimento da empresa
Usar as informações disponíveis para saber o momento de crescer também é muito importante. Muitas vezes, um pedido grande demais, sem que a empresa tenha condições de cumprir os prazos exigidos, pode representar uma crise, e não uma oportunidade. Analisar os dados financeiros com cautela pode ser o suficiente para, por exemplo, a empresa pedir o pagamento de uma parcela inicial maior para dar conta da demanda na produção. Ajuda quando os dados são acompanhados de projeções, mensais e anuais, desde que as estimativas sejam posteriormente comparadas com os resultados efetivos. Com base neste tipo de análise, é possível, por exemplo, separar parte da receita para reinvestir, ampliar o negócio, contratar e, finalmente, encarar novos desafios.
7 - Não projetar o futuro
Se o empresário decidiu que precisa botar o pé no freio, é importante ter em mente o passo seguinte: quando vai ser hora de crescer? E, mais fundamental ainda: o que é preciso fazer para que este momento chegue? Com a visão clara da situação real da companhia fica possível planejar os próximos passos e estabelecer tarefas claras para os membros da equipe responsáveis por cada um deles. Corretamente orientados, os funcionários são capazes de prever os problemas, corrigir rotas e, sempre com base em informações atualizadas sobre o fluxo de entradas e saídas, levar a empresa a um crescimento sólido. É na atualização das informações que os relatórios se tornam ferramentas de grande valor estratégico, caso do balanço patrimonial, do demonstrativo de resultados e do controle de caixa.
