DocuSign: Veja como incluir assinatura eletrônica em documentos pela internet

O isolamento social motivado pela pandemia da covid-19 fez muita gente questionar a necessidade de realizar certas atividades de forma presencial, tendo a opção de fazê-las de casa. Ir ao cartório aparenta ser uma delas. Ofertando um serviço semelhante, as plataformas de assinatura eletrônica ganharam um volume significativo de adeptos desde 2020, por conta da praticidade que oferecem - só a americana DocuSign, líder do mercado mundial, e cuja presença tem ganhado força no Brasil, viu o número de clientes crescer de 500 mil para 1,2 milhão nesse período.

Embora essa não seja uma solução nova - a DocuSign tem 19 anos -, muitos estão se deparando com a ferramenta pela primeira vez. Quer saber como funciona?

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Eu amo o quão fácil e rápido é usar o docusign iasuhasiuhasiushah

— Programador e-marginal Pl. (@UPeralta) October 17, 2022

A plataforma dá aos usuários um meio para enviar e assinar documentos por computador ou aplicativo mobile, com conexão ou não à internet. Uma dúvida que pode surgir é se o DocuSign eSignature é gratuito. A resposta é: sim e não. Se você recebeu o documento de alguém, poderá assiná-lo sem nenhum custo e sem sequer se registrar na plataforma. A criação de uma conta é opcional, mas permite que se acesse o histórico de assinaturas que já fez.

Já se quiser enviar os papéis para recolher a assinatura de outras pessoas, é preciso comprar um dos planos disponíveis: o Pessoal (US$ 10 por mês), o Padrão (US$ 25) ou o Business Pro (US$ 40). Todos os três possibilitam acompanhar o progresso do documento, como se fosse uma auditoria; e criar modelos padrões de documento, para agilizar a preparação.

A novidade pode causar receio quanto à legitimidade da assinatura eletrônica. Mas o recurso é reconhecido legalmente desde 2001, com a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2. Há ainda outros instrumentos legais que versam sobre o tema e certificações que atestam a segurança desse tipo de produto.

Existe até mesmo uma diferenciação entre assinatura eletrônica, (segura porém mais simples), e a digital (que exige certificados específicos e é equivalente ao reconhecimento no cartório). A distinção foi estabelecida pela lei federal 14.063, que ampliou a validade do uso das assinaturas e que foi sancionada durante a fase mais dura da pandemia, em setembro de 2020.

Para o vice-presidente da DocuSign para América Latina, Gustavo Brant, ouvido pelo Estadão, as assinaturas eletrônicas e digitais chegam a ser mais seguras que as em papel. "Se você for no juiz e disser que não assinou um documento (em papel), ele precisa chamar um perito para analisar o desenho da assinatura. No caso do eletrônico, há uma série de outros elementos comprobatórios que criam uma trilha de auditoria jurídica que prova a identidade de quem assinou", afirma.

Esses elementos vão desde o acesso ao e-mail e confirmação por token no celular a dados coletados de geolocalização e IP da máquina. Se o receio do usuário for sobre o tratamento e o armazenamento dessas informações sensíveis, Gustavo Brant responde que a DocuSign não tem acesso ao conteúdo dos documentos, onde os dados se encontram.

"Isso é garantido em contrato. Do ponto de vista de arquitetura de segurança, os dados são divididos em mais de um datacenter e mais de um servidor. Mesmo que um técnico tivesse acesso a um servidor, ele não conseguiria remontar direito o conteúdo", fala. O executivo ainda garante que a empresa está em conformidade com toda a legislação de proteção de dados.

Como assinar documentos pelo DocuSign?

1. O documento chegará por e-mail, enviado por uma conta dse@docusign.net. É importante observar o remetente e ter cuidado para não cair em nenhuma armadilha de phishing;
2. No corpo do e-mail, haverá um botão Revisar Documento que, ao clicá-lo, abre o arquivo em outra aba. Marque se concorda com os termos de uso da plataforma;
3. Ao concordar, o documento mostrará ícones amarelos que indicam onde deve ser inserida a assinatura ou rubrica;
4. Se for sua primeira vez utilizando a plataforma, será solicitado que você defina como será sua assinatura;
5. Finalize clicando em Concluir, e uma cópia do contrato será enviada para você e para o remetente.

Como enviar documentos pelo DocuSign?

1. Relembrando, é necessário assinar algum plano do DocuSign para poder enviar documentos pela plataforma. Então o primeiro passo é entrar na sua conta;
2. Na tela de início, clique em Novo e, em seguida, Enviar um envelope;
3. Clique em Fazer upload e selecione no seu computador o arquivo que deseja enviar. Se quiser enviar dois, pode repetir o processo;
4. Na seção Adicionar destinatários ao envelope, preencha com o nome e e-mail da pessoa a quem você vai enviar. Pode colocar mais de um destinatário;
5. Clique em Enviar e seu documento irá aparecer na tela. No menu da esquerda, selecione o destinatário;
6. Agora é clicar nos ícones Assinatura, Rúbrica e Data de assinatura e arrastá-los na tela até os locais onde o destinatário deve inserir a assinatura eletrônica. Também pode incluir outros dados, como nome, e-mail, empresa ou função;
7. Pronto. Basta clicar em enviar.

Opção gratuita

Não funciona da mesma forma, mas o próprio Governo Federal possui uma ferramenta gratuita que permite assinar eletronicamente qualquer documento. A diferença é que não dá para enviá-lo para outra pessoa por e-mail; é o destinatário que sobe o arquivo no site para assiná-lo.

O serviço foi disponibilizado para a população em março de 2021 e está registrando um crescimento vertiginoso. O número de assinaturas mensais mais que triplicou neste ano, passando de 657,2 mil em janeiro para mais de 2 milhões em agosto.

A ferramenta é vinculada ao sistema GOV.br, portanto é preciso ter uma conta no site oficial que agrega todos os canais digitais do governo. Também é necessário vincular a biometria facial à conta, ou se identificar através de um destes bancos: Banco do Brasil, Caixa, Banrisul, BRB, Bradesco, Sicoob, Santander, Itaú, Sicredi e Agibank. Acesse pelo site GOV.br ou diretamente neste link.

Startups brasileiras

Na privada, a solução de assinatura eletrônica faz parte do catálogo de produtos de mais empresas além da DocuSign - fundada em 2003, sediada no Vale do Silício, nos Estados Unidos, e que chegou ao Brasil em 2014, com a aquisição da antiga Comprova. A Adobe, por exemplo, tem o braço Adobe Sign, que oferece a funcionalidade.

Mas o Brasil também está na competição: empresas e startups do País têm apostado neste serviço como carro-chefe de seu negócio. É o caso das Clicksign, Contraktor, D4Sign e Assinadoc, todas brasileiras.