Faxina manual continua sendo a melhor forma de organizar o e-mail; veja como cuidar da sua caixa
Não ser soterrado por mensagens indesejadas é uma tarefa árdua, que deve ser realizada com regularidade
Um dos recursos mais antigos da internet, o e-mail é também indispensável e exigido em praticamente tudo o que fazemos online: de compras ao uso de plataformas e serviços digitais. Infelizmente, isso também significa que a cada nova aquisição ou registro em um novo site, aplicativo ou jogo, novos mensagens serão geradas, bem como inscrições automáticas em listas indesejadas, tornando a luta contra o lixo eletrônico e as propagandas uma batalha constante - e aparentemente impossível.
Além da ansiedade e sensação de desorganização que uma caixa de e-mails abarrotada com milhares de mensagens não lidas pode causar, a acumulação pode resultar em falta de espaço. O Gmail, por exemplo, oferece 15 GB de armazenamento gratuito, compartilhado com os serviços Google Drive e Google Fotos. Embora e-mails não costumem ocupar tanto espaço, se acumulados ao longo de anos, eles podem agravar o problema - especialmente se contiverem imagens e arquivos anexados.
Existem extensões para navegadores como o Chrome, Edge, Firefox e Opera que ajudam a resolver o problema da caixa de mensagem lotada. Contudo, além de serem pagas por meio de assinaturas caras mensais ou anuais (inclusive aquelas aparentemente gratuitas), as ferramentas estão longe de serem a solução milagrosa que prometem.
Segundo uma reportagem do The New York Times, que realizou testes e ouviu especialistas, os programas não fazem o cancelamento em massa das inscrições, como prometem. Em vez disso, eles geralmente criam filtros e os escondem em pastas ou os movem para a lixeira. Isso não impede, contudo, os e-mails indesejados de continuarem invadindo sua caixa de mensagem.
Além de não resolver o problema de forma definitiva, a maioria dos programas desse tipo ainda têm acesso a seus e-mails pessoais e podem coletar dados sensíveis. O programa Unroll.me, que promete fazer cancelamentos de inscrições em massa, por exemplo, foi acusado em 2017 de vender dados para empresas terceiras, incluindo o Uber.
Assim, a melhor maneira de manter as caixas de entrada organizadas, infelizmente, ainda é na base da criação de filtros, cancelamento de inscrições e limpeza manual. Contudo, realizar esses processos aos poucos durante a rotina do dia-a-dia e criar o hábito de eliminar ou bloquear e-mails invasores assim que eles são notados pode ser a fórmula da vitória que você procurava.
Veja as dicas para manter seu e-mail sob controle
Cancele assinaturas e apague e-mails retroativamente
Saia de newsletters e listas indesejadas. Muitos serviços de e-mail facilitam esse processo com um botão ou link "cancelar inscrição" ao lado do remetente, sem que você precise ficar caçando-o no fim da mensagem, onde geralmente ele encontra-se escondido. Nem sempre, porém, essa opção fica disponível. Nestes casos, use o atalho Ctrl + F (ou Cmd + F no Mac) para procurar algo na página e digite "unsubscribe" ou "desinscrever".
Isso não elimina todos os e-mails anteriores que você recebeu deste rementente. Aproveite a etapa e já procure o nome do remetente no campo pesquisar, entre aspas (por exemplo, "black friday") para identificar todos as mensagens recebidas desta fonte ou com este termo. Lembre-se de selecionar todos os e-mails automaticamente, clicando no ícone de caixinha com um visto dentro, encontrada no alto da tela e selecionando "todos" (no Gmail). Caso haja mais de 100 mensagens na mesma página, certifique-se de clicar no link "Selecionar todas as conversas que correspondem a esta página". Em seguida clique no botão "excluir".
Bloqueie remetentes
Outra forma de impedir o recebimento de e-mails indesejados é bloqueando o remetente, o que pode ser feito facilmente clicando na opção três pontos, no canto superior direito da mensagem e Bloquear. Desta forma, você deixará definitivamente de receber mensagens com aquela origem.
A opção Denunciar spam também pode ser útil e faz com que as próximas mensagens daquele remetente sejam automaticamente redirecionadas para a caixa de spam. Contudo, se quiser apagar as mensagens antigas daquele remetente, lembre-se de pôr em prática a etapa anterior.
Crie filtros
Ao clicar no ícone de ajustes dentro do campo Pesquisar, no Gmail, é possível facilmente criar um filtro com regras específicas para o serviço redirecionar novos e-mails indesejados para uma pasta específica ou até mesmo a própria lixeira, evitando que ele polua sua caixa de entrada. Se a etapa de desincrição não for suficiente para fazer aquela faxina, use este recurso.
Você pode filtrar e-mails pelo remetente, destinatário, assunto, que contenha ou não palavras específicas, por tamanho e por data. Você pode ainda misturar vários filtros para criar regras mais rigorosas. Feito isso, clique em Criar filtro para determinar o que fazer com as mensagens que se enquadrem dentro dos filtros definidos, como arquivar, marcar como lida, marcar com estrela, aplicar um marcador específico, encaminhar para um endereço de e-mail automaticamente, excluir, nunca enviar para spam, sempre (ou nunca) marcar como importante e categorizar.
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