Pra que serve a sofisticação de relatórios gerenciais nas PMEs?

Nos meus trabalhos de consultoria, volta e meia, deparo-me com relatórios financeiros preparados de forma sofisticada, inclusive utilizando-se do conceito Ebitda (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization).

Nada contra os relatórios sofisticados. O problema é que a maioria dos relatórios elaborados por essas empresas apresenta erros conceituais. É muito importante que, antes de iniciar qualquer relatório gerencial, se tenha a garantia de que os dados foram extraídos de fonte segura.

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Fonte segura é a contabilidade. Balanço e balancetes devem ser conciliados por auditores ou pessoas com experiência na área, além de preparados dentro dos conceitos universalmente aceitos. Sem contabilidade fica impossível preparar qualquer relatório confiável para a análise financeira.

Com a contabilidade em dia e conciliada, é só definir os tipos de relatórios que se quer preparar ou apresentar aos sócios e diretores. Tudo que se precisa está no balanço ou no balancete: receitas, custos com pessoal, custos administrativos, custos financeiros, custos tributários, depreciação etc. E, claro, o lucro final.

Cuidado para não misturar os conceitos

Ao preparar relatórios gerenciais, deve-se tomar muito cuidado para não misturar os conceitos de regime de caixa e competência. Por isso, o balanço é tão fundamental.

Em ambos os regimes, dívidas bancárias, amortizações de empréstimos etc. não são despesas. E a entrada de empréstimos não é receita. Esses valores devem ser tratados no fluxo de caixa. No balanço e nos relatórios, devem entrar como despesas apenas os custos financeiros desses empréstimos.

Definidos os conceitos, que recomendo que sejam os universalmente aceitos, pode-se pensar na sofisticação dos relatórios. Seja qual for o layout desses relatórios, os números ali apresentados têm de ser idênticos aos que constam no balanço ou balancete.

Alguns modismos são totalmente desnecessários e só causam confusão. Um deles é o Ebitda, totalmente inútil para as empresas de serviços, principalmente as de pequeno e médio porte.

Ebitda é a sigla que significa lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização em português. Esse conceito é de fundamental importância para as empresas com alto investimento de capital e que requerem longos períodos para começar a obter lucros e proporcionar o retorno do capital investido.

Serve também como benchmark para empresas do mesmo segmento, desde que sejam empresas obrigadas a publicar balanços. Por exemplo, uma fábrica de ar-condicionado. Ela inicia suas atividades construindo a fábrica, comprando equipamentos, formando equipes etc. Quando começa a vender de fato, o balanço já apresenta números altíssimos de prejuízo, depreciação, custos financeiros etc.

Aí entra o Ebtida, que mostra nitidamente como está o negócio naquele momento, ou seja, permite avaliar se, excluídos os impostos, os juros, a depreciação e a amortização, principalmente de ágio, o negócio está indo bem. O Ebitda deixa claro (ou apresenta indicadores para avaliar) se a operação está sendo lucrativa mesmo com os investimentos anteriores. Ou, no mínimo, mostra a evolução da capacidade de geração de caixa.

Empresas de serviços de pequeno porte precisam disso? Na minha opinião, não.

É muito mais lógico ir direto para o lucro final. Certamente, os valores que seriam incluídos ao lucro para chegar ao Ebtida seriam praticamente semelhantes em todos os anos seguintes. Uma diferença ou outra nos custos financeiros e nada mais. Mesmo que mudassem muito, valeriam para quê? Não há possibilidade de comparação com outras empresas concorrentes, já que nesse perfil de negócio a maioria das empresas é de pequeno porte e boa parte delas está no regime Simples ou de Lucro Presumido.

Recomendações para um bom relatório gerencial

Para as empresas que gostam ou fazem questão de utilizar esse conceito, apresento aqui algumas recomendações que servem também de norte para um bom relatório gerencial:

• • Definir claramente o regime contábil, ajustando os números do balanço do ano anterior;
• • Não misturar conceitos de regime de caixa e regime de competência;
• • Entender que a amortização de empréstimo não é custo, portanto não deve ser considerada;
• • Espelhar nos relatórios financeiros os números do balanço de forma a não confundir o resultado do Ebitda com lucro;
• • Diferenciar Ebitda de lucro;
• • Deixar claro para os sócios, diretores e funcionários que o Ebitda é um mero medidor de performance e que, para a empresa, o que vale é o resultado final.

O Ebitda pode estar ótimo e, mesmo assim, a empresa operar no prejuízo ou com dificuldade de arcar com os seus compromissos. Como fica essa situação perante as equipes? Quantas pessoas, nesse porte de empresa, conseguem entender esse conceito? Na maioria das empresas, nem os sócios.

Portanto, melhor ir direto ao ponto ou ao bottom line. Dourar a pílula para quê? Empresa tem de dar lucro. Se não deu lucro ou deu lucro abaixo do esperado, precisa descobrir o porquê e agir, imediatamente, para reverter a situação.

Mais importante que o Ebtida são os índices percentuais de performance, os famosos KPYs. Sugiro pelo menos 2: Lucro líquido sobre a receita bruta e custo com pessoal sobre a receita bruta.

(*) Antônio Lino Pinto é consultor de gestão e autor dos livros “Pequenas agências, grandes resultados” (2011), “Abri minha agência, e agora?” (2013), “Gestão em agências de propaganda” (2017) e “Gestão para empreendedores” (2022).