Como as empresas fizeram a migração para home office na pandemia?
Veja como empresas do Brasil e do mundo migraram rapidamente para a modalidade home office.
O isolamento social é uma das principais orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS) para evitar a propagação do novo Coronavírus. Diante disso, empresas do Brasil e do mundo tiveram que migrar rapidamente para a modalidade home office.
Sem um período de adaptação, profissionais – gestores e colaboradores – vêm enfrentando desafios para trabalhar à distância. Manter a produtividade da equipe e alinhar a comunicação interna da empresa são algumas das preocupações e retos mais comuns.
Neste artigo, vou falar sobre o case de sucesso da Doutor Multas, mostrando como a empresa conseguiu migrar totalmente para a modalidade à distância. Além disso, separei algumas técnicas importantes para que você também possa aprimorar o home office da sua empresa. Boa leitura!
Como as empresas migraram para o home office e quais os principais desafios?
Cada empresa vem adotando suas próprias estratégias. Ainda assim, os desafios de migrar para o home office – sem um período prévio de adaptação – são muito similares para marcas dos mais diversos nichos.
E quais são esses desafios?
Manter o rendimento em todos os setores;
Estabelecer um plano eficiente para a comunicação interna (entre líderes e liderados);
Estabelecer um plano eficiente para a comunicação externa (com clientes, investidores e marcas parceiras);
Dar o suporte necessário à equipe, diante das especificidades do cenário de crise sanitária.
Para superar esses retos e, assim, atravessar essa fase (tão particular), é importante estabelecer um plano de ação contundente para o gerenciamento de crises. Mais que isso, encarar a comunicação como fator crucial para o rendimento da empresa.
Sobre planos de ação no contexto de pandemia, um exemplo bem interessante é o da Doutor Multas, especializada em recursos de multas. Vou falar sobre ele no próximo tópico. Confira!
O que aprender com o Case da Doutor Multas?
A Doutor Multas estabeleceu um plano rápido de migração da modalidade de trabalho presencial à modalidade de trabalho à distância. Hoje, toda a equipe da empresa já está atuando em home office.
A migração aconteceu de forma gradual. Segundo Gustavo Fonseca, cofundador da Doutor Multas, os passos adotados foram os seguintes:
1. Avaliação dos setores que já poderiam migrar imediatamente para o home office sem sofrer alterações significativas na rotina. Os colaboradores foram comunicados sobre essa mudança;
2. Após um curto período, foi analisada a eficácia do sistema home office para os setores definidos no passo anterior. Como não houve perdas, prosseguiu-se o plano de migração gradual para outros setores;
3. Para que outras áreas da empresa pudessem migrar ao home office, foi feita a identificação dos maiores obstáculos que isso implicaria. Um dos principais era o constante uso do telefone e sua estrutura física (aparelhos, cabos, entre outros);
4. O seguinte passo foi, justamente, encontrar soluções possíveis para os obstáculos identificados. Análise de softwares e serviços de telefonia online foi uma das ações adotadas;
5. Definida a nova plataforma para serviços de telefonia – que, como vimos, era um dos obstáculos centrais para a empresa migrar totalmente ao home office, foi feito um treinamento express com os colaboradores;
6. Após os cinco passos anteriores, a Doutor Multas liberou integralmente suas equipes para o trabalho à distância.
Ações complementares também foram tomadas pela empresa, sendo elas:
Estabelecer metas e indicadores, sobretudo para setores que encaram o home office pela primeira vez;
Disponibilizar o contato individual com a psicóloga organizacional da empresa como forma de lidar com as especificidades do cenário atual;
Aconselhar gestores e líderes de equipes para o acompanhamento ainda mais frequente com todos os colaboradores;
O que você pode fazer para aprimorar o home office da sua empresa?
Como gestor, liderar e coordenar a rápida mudança para a modalidade home office implica em uma série de ações e decisões sob pressão. Para fazer essa migração da maneira mais assertiva e otimizada possível, é importante:
- Avaliar as demandas e desafios específicos da sua empresa. Na Doutor Multas, como vimos, era o de encontrar uma alternativa para o uso de telefones;
- Implementar um plano eficiente de comunicação online. Para tanto, estabelecer um canal padrão para a comunicação com seus liderados e planejar reuniões online semanais, previamente agendadas, é indispensável;
- Oferecer um suporte para liderados. Se possível, com um psicólogo organizacional, como feito pela Doutor Multas;
- Implementar um plano para a comunicação externa: não dá para simplesmente sumir e voltar daqui a uns meses. É preciso manter o diálogo com clientes, marcas parceiras e investidores;
- Como gestor, agir com transparência e empatia, considerando que o momento atual é crítico e complicado para todos.
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