Como conduzir reuniões online?
Diante dos impactos causados pelo novo coronavírus, gestores precisam adaptar a forma como dialogam com suas equipes.
Olá, Speaker!
A pandemia do novo Coronavírus vem afetando diretamente as reuniões de trabalho. Profissionais que antes atuavam dentro das empresas se veem, agora, diante de um novo cenário: o home office.
Para gestores, os desafios são muitos diante dessa crise. Como manter a equipe produtiva, mesmo trabalhando à distância? Como agir como um líder em uma situação tão delicada? Como preservar o diálogo com a equipe de trabalho?
Nesse contexto, as reuniões via plataformas digitais serão essenciais para garantir uma boa comunicação e o suporte para os colaboradores. Saber como conduzi-las é, portanto, uma habilidade que precisa ser desenvolvida pelos gestores. Especialmente, no contexto atual.
Pensando nisso, separei algumas dicas sobre como conduzir reuniões online de uma maneira produtiva. Confira!
Padronize a plataforma digital
Existe uma grande diversidade de plataformas digitais que possibilitam vídeo chamadas em grupo, ideais para reuniões de trabalho: zoom, ezTalks, Hangouts e o tradicional Skype, por exemplo.
Um bom começo é escolher aquela que melhor se encaixa às suas necessidades e defini-la como o canal principal de diálogo. Depois disso, será necessário informar aos seus liderados, clientes e colegas para que possam fazer o download e abrir uma conta, quando necessário.
Estabeleça dias e horários fixos
Não se sabe, ao certo, quanto tempo durará o isolamento social devido ao Covid-19. Por isso mesmo, a necessidade de fazer reuniões frequentes provavelmente surgirá.
Se você, líder, optar por reuniões semanais, uma estratégia importante é definir um dia e horários fixos para esse encontro de trabalho virtual. Desse modo, tanto você quanto seus colaboradores poderão se organizar e separar esse tempo na agenda.
Faça uma pauta prévia à reunião
Planejar as reuniões com antecedência é o que define, em grande parte, o quanto elas serão produtivas. O tempo na sua agenda pode estar curto, eu sei, mas tomar esse cuidado será essencial.
Defina o tema central da reunião e quais os tópicos você quer abordar. Não precisa fazer um arquivo muito complexo: uma simples anotação te ajudará a conduzir a reunião da melhor forma.
Sempre que possível, envie a pauta para todos os participantes. Essa é uma maneira de restringir os assuntos abordados, evitando perda de tempo e de energia.
Use a tecnologia a seu favor
Não há dúvidas: as tecnologias estão sendo primordiais nesse período de crise sanitária. Já imaginou o que seria das empresas sem a internet?
Pois bem, usar as inúmeras ferramentas disponíveis a seu favor será importante para manter ativo e eficaz o diálogo com seus liderados. Inclusive, durante as reuniões.
Ações simples, como compartilhar a tela do seu computador para que todos possam visualizar os mesmos arquivos (e ao mesmo tempo), serão um plus para reuniões de trabalho à distância.
Mantenha a objetividade
Em vídeo conferências, pode ser mais difícil manter a objetividade. Por isso, preste ainda mais atenção na maneira como você se comunica. Expressar sua mensagem de forma assertiva é importante.
Por mais que você não se sinta confortável com esse tipo de reunião, procure ir se familiarizando com esse formato. Afinal, é bem provável que esse cenário se mantenha por um bom tempo.
Interaja com os demais
A interação é sempre um fator importante em reuniões de trabalho. E isso não muda quando a reunião é online. Manter a palavra só para si é um grande erro, sobretudo, porque torna mais difícil reter a atenção das pessoas.
Não tem sentido marcar uma reunião online se apenas uma pessoa fala e as demais escutam. Se esse é o propósito, gravar um vídeo com o conteúdo e enviá-lo aos demais já seria suficiente. Pense nisso, ok?
Seja um líder
Em tempos de crise, é preciso agir com liderança e não esquecer de que há uma equipe de profissionais e clientes que se inspiram e confiam em você.
Cuide da sua imagem pessoal, comunique-se equilibradamente, dê o suporte que a sua equipe necessita. Evite um tom alarmista, mas seja sincero sobre o contexto e as demandas da empresa.
Fonte:
