Como otimizar o tempo de reuniões inevitáveis?
Reuniões fazem parte de todo negócio e não há como fugir delas, porém em algumas situações, elas são totalmente desnecessárias.
Pense nas reuniões que você participou ou dirigiu neste último ano: quais delas eram mesmo necessárias? E quantas foram realmente eficientes para cumprir um propósito?
Reuniões fazem parte de todo negócio e não há como fugir delas. No entanto, a maneira como tais reuniões acontecem vem mudando, acompanhando toda a evolução na comunicação corporativa.
Nesta época do ano, tende a aumentar o número de reuniões e, por isso mesmo, é indispensável que os gestores conheçam e apliquem algumas técnicas para otimizar o tempo desses encontros, levando em consideração que as agendas também estão mais cheias e, em muitíssimos casos, as equipes já estão com níveis de cansaço acumulados neste fim de ciclo.
Separei algumas técnicas essenciais para otimizar reuniões, evitando perda de tempo e de energia e, sobretudo, logrando atingir resultados realmente palpáveis com esses encontros de trabalho. Confira!
- Avalie se a reunião é mesmo necessária
Você reparou que, logo no começo deste artigo, falamos sobre “reuniões inevitáveis”? Pois bem, um dos grandes cuidados para reuniões de trabalho otimizadas é verificar se elas são, de fato, necessárias.
Hoje, há muitos canais de comunicação disponíveis – e-mails, programas específicos para o diálogo entre colegas, líderes e liderados, grupos nas redes sociais, vídeo chamadas, entre muitos outros. Com isso, nem sempre um encontro presencial é necessário.
Antes de propor uma reunião, pense se o assunto em questão não poderia ser resolvido de outra forma, que demanda menos tempo e tem maior praticidade.
- Inclua apenas colaboradores diretamente ligados ao tema a ser debatido
Um erro muito comum de gestores é estender a reunião a profissionais que não estão diretamente relacionados com o tema debatido, o que prejudica bastante a eficácia desse encontro e, pior ainda, aumenta o seu tempo de duração, tornando-o massivo e extremamente cansativo.
Ao restringir o número de participantes, garantindo que só estejam presentes aqueles que realmente possam contribuir com a reunião, o tempo é otimizado. Além disso, a qualidade desse encontro provavelmente será muito maior, já que todos os presentes estão por dentro dos temas e poderão contribuir com suas colocações.
- Faça uma pauta com antecedência e compartilhe com todos os participantes da reunião
Esse cuidado é simples e não demanda muito tempo, mas, na prática, tem um peso enorme para o sucesso de uma reunião de trabalho. Você não precisa fazer uma pauta muito complexa, repleta de efeitos visuais ou coisas do tipo. Basta esclarecer qual será o tema central a ser debatido e quais os subtópicos desse tema principal.
Ao ter isso bem claro, o gestor organiza a reunião, além de dar a chance para que seus liderados possam se preparar para esse encontro de trabalho da melhor forma possível, restringindo os assuntos abordados àqueles que constam nessa pauta, evitando, dessa forma, distrações.
Vale destacar que, para otimizar uma reunião, é aconselhável evitar incluir mais de três subtemas no debate. Para encontros de trabalho, cabe a máxima do “menos é mais”. Ou seja: é preferível abordar menos temas, mas ter qualidade ao falar sobre eles, do que abordar um grande número de assuntos de forma superficial.
- Abra um espaço para o diálogo
Um dos grandes motivos pelos quais as reuniões são o pesadelo dos liderados é que, em muitas empresas, esses encontros acabam sendo unilaterais: apenas o gestor fala, enquanto os demais escutam, sem participar.
O gestor obviamente terá mais tempo de fala. No entanto, restringir todo o tempo da reunião para si mesmo é um grande erro, que afeta, inclusive, no quanto os liderados prestarão atenção no que está sendo discutido.
Por outro lado, ao criar interação com as pessoas, é muito mais fácil que todos estejam participando ativamente, ouvindo com atenção e contribuindo com suas próprias ideias e opiniões. O diálogo enriquecerá as suas reuniões: não tenha dúvidas disso!
- Defina um limite de tempo. E trate de respeitá-lo!
Aquele que dirige a reunião tem a responsabilidade de definir um limite de tempo e fazer com que tal limite seja respeitado. Isso é importante para evitar aquelas reuniões muito longas e que, na prática, acabam sendo muito pouco produtivas.
É interessante incluir esse limite de tempo na pauta que será compartilhada com os participantes da reunião. Assim, todos saberão qual é o tempo estimado de duração do encontro e poderão se organizar da melhor forma.
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