Em tempos de Coronavírus, saiba como se preparar para as conference calls
Para os profissionais, saber lidar com reuniões online será um requisito central para enfrentar as consequências do Covid-19 no cotidiano.
Para os profissionais, saber lidar com reuniões online será um requisito central para enfrentar as consequências do Covid-19 no cotidiano corporativo.
Olá, Speaker!
Com o aumento de casos confirmados de Coronavírus (Covid-19) no nosso país, já se começa a desencorajar tudo o que implica na aglomeração de pessoas – shows, espetáculos, conferências, eventos, reuniões e por aí vai. E como isso afetará o dia a dia corporativo?
Bem, para as empresas, medidas como aumentar o número de profissionais trabalhando em home office, cancelar viagens internacionais e substituir as reuniões presenciais pelas conference calls são algumas das decisões que já estão acontecendo no Brasil.
Por isso mesmo, é imprescindível saber adaptar a comunicação interna e externa da empresa para evitar problemas no rendimento das equipes e facilitar a execução de tarefas. A sua empresa está preparada para esse novo cenário?
Essa reunião poderia ser um e-mail?
Reuniões muitas vezes dispensáveis são um dos problemas mais comuns no âmbito corporativo. Em tempos de Coronavírus, no entanto, a necessidade de repensar se é mesmo preciso um encontro presencial se faz ainda maior.
Se você ocupa um cargo de liderança, procure sempre fazer a seguinte pergunta antes de mandar uma mensagem convocando seus liderados para uma reunião: esse assunto pode ser resolvido por e-mail?
Caso a resposta seja positiva, ótimo. Se a resposta for não, limite o número de pessoas que participarão da reunião. Essa é uma forma de otimizar o encontro, garantindo que estejam presentes apenas os profissionais que, de fato, se relacionam com o assunto em discussão.
Repito: esses cuidados não são exclusivos para esse momento atípico devido ao Covid-19. Na prática, são técnicas que todo líder deve ter cotidianamente para diminuir o tempo gasto em reuniões pouco produtivas e/ou desnecessárias. Porém, no nosso contexto atual, eles se fazem ainda mais importantes.
E as conference calls, como dirigir e participar de uma reunião assim?
As reuniões online – também chamadas de conference calls – já têm sido muito utilizadas por profissionais em todo o mundo. Agora, com o Coronavírus, essa ferramenta será ainda mais presente no cotidiano corporativo. Portanto, é preciso se preparar para elas e garantir que sejam proveitosas.
Para os líderes, que, frequentemente, são aqueles responsáveis por dirigir as reuniões, alguns cuidados são importantes para ter boas conference calls. Vejamos alguns:
Determinar as diretrizes da reunião logo no início
Isso significa não deixar tudo para o improviso. Prepare uma pauta da reunião, assim como faria se ela acontecesse de maneira presencial. Uma boa ideia é inserir um tempo estimado de duração do encontro nessa pauta e compartilhar o arquivo com os demais participantes.
Se possível, optar por mostrar o seu rosto e solicitar que os demais façam o mesmo
A linguagem não-verbal não deixa de ser importante em reuniões online. Assim como acontece em reuniões “tradicionais”, os gestos e as expressões faciais também fazem parte da dinâmica envolvida no processo.
Ter cuidado com o cenário escolhido
Mesmo se você estiver em casa, procure estar em um ambiente clean, sem nada que “polua” o seu enquadramento. Essa é uma forma de evitar que elementos externos roubem a atenção dos participantes, tirando o foco do conteúdo. Esse cuidado é essencial para manter o tom profissional e zelar pela sua imagem.
Propor interação com os demais participantes
Reter a atenção das pessoas é sempre um desafio. Em conferências online, os participantes estão a poucos cliques de diversos sites e redes sociais. Propor pequenos exercícios de interação, como pedir que façam anotações, é uma técnica eficiente.
Dê atenção para a parte técnica
Antes de iniciar a conferência online, teste sua câmera e microfone. Também é aconselhável verificar sua conexão com a internet. Problemas técnicos recorrentes prejudicam muito a reunião.
Ainda sobre cuidados técnicos, se você precisar desligar o seu microfone por um tempo durante a conferência, avise os demais.
Garantir uma boa comunicação deve ser prioridade em tempos de trabalho remoto. Por isso mesmo, prepare-se e prepare a sua equipe para incorporar reuniões online no dia a dia e saber lidar com elas da melhor maneira. Se precisar de ajuda, fale com a nossa equipe de especialistas em comunicação!
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