Segurança e otimização: por que é imprescindível que todo negócio tenha um e-mail profissional para chamar de seu
Além de dar a cara de profissional que todo empreendimento precisa, ter um e-mail próprio ajuda na gestão do negócio
Profissionalizar um negócio demanda detalhes a que nem sempre o empreendedor se atenta. Geralmente, as preocupações são com o todo: gestão, produtos, criação e venda. Mas, há pequenas ferramentas que parecem dispensáveis mas que, na verdade, são imprescindíveis para a boa reputação da empresa.
Um deles é o e-mail profissional, independentemente de ser voltado ao segmento B2B, ou seja, modelo de negócio em que uma empresa vende produtos ou serviços para outra empresa, ou B2C, em que dialoga diretamente com o consumidor final.
O Terra Meu Negócio oferece uma gama de serviços para profissionalizar seu empreendimento desde a criação até a divulgação, impulsionando seu negócio o tempo todo. Um deles é o Terra Mail Profissional, que tem planos a partir de R$ 12,90 mensais.
Caio Amaral, gerente de produtos Terra, explica a importância de ter um e-mail profissional em vez de usar domínios genéricos.
“Uma empresa com e-mail próprio transmite maior credibilidade. Na hora de contratar um serviço, pode parecer que não, mas o cliente analisa esse tipo de detalhe, por exemplo se o fornecedor tem um e-mail cadastrado com @nome da empresa”, afirma.
Os planos do Terra Mail Profissional começam básicos: o mais simples não oferece o domínio personalizado, mas fornece cinco caixas de entrada para que os funcionários possam utilizar cada qual com seu acesso. “Com domínio, o valor parte de R$ 19,99 por mês. Há planos para todas as necessidades e bolsos”, diz Caio Amaral.
“No Terra Mail Profissional, a gente tem pacotes com planos de caixa que vão de cinco até 50 caixas de entrada, além de planos com e sem domínio.”
Construção de imagem e profissionalismo
Ter um e-mail corporativo não apenas é importante para ser bem visto entre clientes e consumidores, mas também para garantir algumas seguranças digitais do seu negócio.
É o que explica o professor do Centro Universitário Cesuca, Evaldo Reis. Segundo o especialista ouvido pelo Terra, o e-mail corporativo é, muitas vezes, uma exigência para cumprir com regulamentos internos e externos.
“Esse tipo de e-mail oferece transparência na comunicação e a processos de auditorias, especialmente para empresas como programas com certificação de Qualidade e Acreditação”, diz.
Professor de tecnologia do Centro Universitário da Serra Gaúcha, Vinicius Sonda também atrela a adoção de um padrão para os endereços de e-mail corporativo fundamental para a construção de uma imagem profissional e organizada.
"Essa prática, além de facilitar a identificação dos colaboradores por clientes e parceiros, contribui para fortalecer a identidade da empresa”, explica.
Otimização e capacitação
Ao utilizar e-mails profissionais com recursos como grupos de distribuição, as empresas otimizam a comunicação interna. Ao direcionar as mensagens para os destinatários certos, eliminam-se as caixas de entrada genéricas e aumenta-se a eficiência dos processos, tornando o negócio mais ágil e seguro.
Segurança em primeiro lugar
Uma das principais vantagens do e-mail corporativo é a segurança. Empresas especializadas em provedores de e-mail corporativo investem em protocolos de segurança robustos, protegendo as informações da empresa contra hackers e outras ameaças cibernéticas.
Além disso, o controle de acesso às contas é mais rigoroso, permitindo que apenas funcionários autorizados tenham acesso às informações confidenciais da empresa.
Construindo uma marca forte
O e-mail corporativo também desempenha um papel fundamental na construção da identidade visual da empresa. Ao utilizar um domínio personalizado (nomedaempresa.com.br), as empresas demonstram profissionalismo e solidez no mercado.
A padronização dos endereços de e-mail, utilizando o formato "[endereço de e-mail removido]", reforça a identidade visual da marca e facilita a identificação dos colaboradores.
Armazenamento e organização
As empresas que oferecem serviços de e-mail corporativo geralmente disponibilizam planos com grande capacidade de armazenamento, permitindo que os usuários arquivem e organizem seus e-mails de forma eficiente. Além disso, muitos provedores oferecem ferramentas para gerenciar o espaço de armazenamento e expandir conforme a necessidade da empresa.
Escolha do domínio e organização das caixas de entrada
Evaldo Reis sugere que, ao escolher um domínio para o e-mail corporativo, é importante optar por um nome curto, fácil de lembrar e que represente a marca da empresa.
“Evite o uso de hífens, números e palavras complexas. A extensão .com é a mais comum para empresas comerciais, mas outras opções como .com.br e .net também podem ser utilizadas”, diz.
A organização das caixas de entrada é outro aspecto importante. A criação de contas específicas para cada setor ou departamento ([endereço de e-mail removido], [endereço de e-mail removido]) facilita a gestão da comunicação e garante que as mensagens sejam direcionadas aos destinatários corretos.
Além disso, é fundamental definir níveis de acesso para cada conta, garantindo que apenas os responsáveis tenham acesso às informações confidenciais.
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