Não cometa esses erros do gerenciamento de caixa na empresa

Estar à frente de uma empresa de grande e médio porte vai muito além do simples ato de comandar um negócio. Sem olhar com cuidado para a sua parte financeira, é difícil se manter em um mercado tão competitivo. Segundo pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas brasileiras encerram suas atividades em até três anos, sendo que o principal motivo é contar com uma gestão financeira ineficiente.

Planejar-se financeiramente, construindo uma boa operação de caixa, torna mais fácil enfrentar o desafio de conduzir um negócio. 

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“Já é fato que antecipar, controlar e otimizar os fluxos financeiros são de suma importância para o sucesso do negócio. Falhas nesse aspecto, são ameaças diretas à saúde da empresa. Dessa forma, apenas através de uma abordagem estratégica, cuidadosa e proativa em que haja investimento nessa área, é que sua empresa crescerá ainda mais”, explica Fabrício Divitiis, head comercial da Iugu, plataforma de serviços financeiros para gestão de caixa e automatização de meios de pagamento.

O executivo aponta ainda que muitas empresas enfrentam dificuldades para conduzir processos de pagamentos de fornecedores, comissionamento e recebimento do pagamento dos clientes. Por isso, existe uma busca por tecnologias que permitam a automatização de processos financeiros de uma maneira estruturada e segura. 

Dessa forma, o especialista lista os principais erros de gerenciamento financeiro e traz dicas para melhorar os processos com a ajuda da automatização. 

Falta de um plano de contingência

Não se preparar para imprevistos que podem afetar diretamente a sua receita, como perder um grande cliente ou ser afetado por desastres naturais, por exemplo, é um erro grave. Isso porque eles podem impactar negativamente a situação financeira da empresa como um todo. Em situações como esta, é essencial contar com uma previsão cuidadosa do fluxo de caixa, que conte com um plano de contingência pré-estabelecido.

Por isso, é importante estar de olho no mercado e na parte financeira da empresa para se preparar para possíveis eventualidades e não tomar decisões inadequadas em cima da hora. Ao ter acesso a relatórios sobre o fluxo de caixa é possível ter uma visão mais clara e objetiva do negócio. 

“Ao criar-se um relatório de fluxo de caixa é possível identificar padrões de gastos, avaliar o que já vem sendo feito e, detectar se há áreas de oportunidade para redução de custos e prever futuras necessidades de uma maneira automatizada e não manual”, explica Fabrício.

Não automatizar o processo de contas a pagar e receber

Outro erro muito comum é não investir na automatização da gestão de fluxo de caixa. Geralmente, em muitas empresas, é comum tirar alguns dias do final do mês para analisar esses gastos e lucratividades de forma manual. O que pode ser ruim para quem tem muitas contas, podendo resultar em atrasos no recebimento de fundos, afetando negativamente o fluxo de caixa.

"Implementar políticas claras de cobrança e procedimentos de antecipação de recebíveis pode ajudar a minimizar esse risco, sem que você precise tirar dias do seu mês apenas para gerir o fluxo. Com um software de gestão de caixa que alinhe toda a sua receita como a iugu, por exemplo, fica mais fácil ter precisão das informações, fazendo com que gestores possam direcionar seu time para ações mais estratégicas."

Outra saída interessante é utilizar réguas de cobranças automatizadas, o que possibilita a personalização da comunicação com os clientes por conta ou fatura, via e-mail ou SMS, criar ciclos de cobrança semanais, mensais ou anuais, configurar multas e juros por atrasos, suspender assinaturas em casos de inadimplência, emitir cobranças proporcionais ao uso e até mesmo incluir ou excluir itens extras das faturas.

Morosidade nas tomadas de decisões

Como esperado, empresas que contam com um processo de gerenciamento financeiro manual acabam contando com um processo de tomada de decisão cada vez mais lento e extremamente burocrático. Já que as empresas de estruturas organizacionais mais complexas acabam demorando para conseguir ter uma ação rápida de resposta e não conseguem ter uma visão ampla das condições de mercado e as necessidades do caixa da empresa.

Com o apoio de uma plataforma tecnológica de qualidade, as companhias conseguem ter uma visão em tempo real de como está o fluxo de caixa da empresa, acompanhar o mercado no geral e tomar decisões mais ágeis e assertivas para a companhia como um todo.

“Caso você não saiba como lidar com isso, empresas especializadas já podem auxiliá-lo a crescer financeiramente. Investir em plataformas de tecnologia, como a própria Iugu, que ajudam a operacionalizar as finanças, torna o empreendimento mais eficiente, criando uma melhor experiência para o público final e fazendo com que o CEO foque no que mais importa”, finaliza ele.

(*) HOMEWORK inspira transformação no mundo do trabalho, nos negócios, na sociedade. É criação da Compasso, agência de conteúdo e conexão.