5 ações para melhorar a comunicação no trabalho remoto
Você tem sofrido com o excesso de reuniões? Com o desencontro de informações entre as pessoas da sua equipe? Saiba como lidar.
Olá, Speaker!
Você tem sofrido com o excesso de reuniões? Com o desencontro de informações entre as pessoas da sua equipe? Ou, quem sabe, com problemas de rendimento na sua empresa?
Problemas como esse têm se tornado mais comuns. A razão? A dificuldade de se adaptar ao trabalho remoto e conseguir manter uma boa comunicação interna à distância.
Sei que a migração do presencial para o online é um desafio. Mas também sei que já passaram muitos meses desde o princípio da pandemia e que não há mais espaço para amadorismo nesse aspecto.
Quanto a isso, 5 ações são fundamentais para melhorar a comunicação. Veja quais são elas a seguir e confira se sua empresa deixou de praticar alguma! Boa leitura!
1. Definir um canal padrão para se comunicar
Na comunicação, existem os chamados “ruídos”, isto é, tudo aquilo que interfere negativamente no diálogo e prejudica a transmissão de uma mensagem, seja ela qual for.
Eliminar esses ruídos é a maneira mais certeira para aprimorar o diálogo interno e garantir que as informações cheguem às pessoas corretas e sem sofrer mudanças no meio do caminho.
Pense na sua equipe: como você dialoga com as pessoas? Pelas redes sociais, e-mail, telefone? Seja qual for a sua escolha, é fundamental definir um canal padrão e informar qual é esse canal para todos os profissionais.
2. Ter cuidado ao enviar direct messages
Direct Messages, as famosas “DM”, são um risco à comunicação. Quando você envia uma mensagem privada, apenas uma pessoa tem acesso àquela informação. A partir daí, podem aparecer os tais ruídos que vimos no tópico anterior.
Opte por mensagens que cheguem, ao mesmo tempo e da mesma forma, a todos os profissionais envolvidos no assunto em questão. É assim que você otimiza o diálogo e garante que a mensagem seja, de fato, aquela que quer transmitir.
Só use mensagens diretas quando apenas uma pessoa estiver envolvida no assunto, ok?
3. Estabelecer reuniões periódicas e otimizadas
As reuniões são o pesadelo de muitos profissionais, mas não deveriam ser! Os encontros de trabalho acabam sendo essenciais no trabalho remoto, com o contato muito mais restrito entre as pessoas de uma mesma equipe ou setor.
O grande problema é a falta de assertividade nessas reuniões, que se tornam longas, improdutivas e exaustivas. Para evitar que isso aconteça, é preciso:
- Que exista uma periodicidade nas reuniões
- Que elas sejam bem planejadas
Ao serem periódicas, ou seja, acontecerem de forma regular em dia e hora pré-estabelecidos, os profissionais podem se preparar melhor: seja reservando o tempo necessário, seja reunindo materiais ou estatísticas, por exemplo.
Quanto ao planejamento, é indicado que apenas os profissionais realmente necessários ao tema a ser discutido participem da reunião. Além disso, criar uma pauta e determinar um tempo para o encontro são ações necessárias.
4. Evitar mensagens fora do horário de trabalho
Outra vez, os ruídos na comunicação. Mensagens fora do horário de trabalho (e fora do canal de comunicação padrão) levam a ruídos, a interferências no diálogo e no repasse de informações.
Uma informação importante, mas que é transmitida em um domingo à tarde (por exemplo), pode se perder entre outras tantas notificações, mensagens, e-mails. O ideal é se comunicar no período comercial ou nas reuniões.
5. Utilizar ferramentas para designar tarefas
Com o crescimento do home office, surgiu também uma diversidade de aplicativos, ferramentas, sites e outros recursos tecnológicos direcionados para o trabalho remoto. Alguns deles já existiam, mas criaram novas estratégias.
Com esses recursos, é possível montar um calendário com tarefas, designar tasks, acompanhar o rendimento de um projeto específico, estabelecer mapas com futuras ações e criar gráficos para mensurar resultados.
É provável que o trabalho remoto continue sendo uma realidade nos próximos anos, seja de forma parcial (modalidade híbrida) ou total (home office). Às empresas, líderes e profissionais de forma geral, cabe, portanto, se adaptar a essa realidade.
Qual dessas ações a sua empresa já adotou?
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