Você precisa administrar o excesso de reuniões

Li recentemente uma pesquisa divulgada pela Microsoft, segundo a qual, devido à flexibilidade de poder trabalhar em qualquer lugar, o usuário médio do Teams teve um aumento de 153% no número de reuniões e um aumento de 252% no tempo de reunião semanal entre fevereiro de 2020 e 2022.  

Este é um dos motivos para o aumento do número de reuniões. Mas há outros. E, talvez o primeiro deles, o que está na origem, é que colocamos “muita comida no prato”, priorizamos muito mal nossas demandas. Não sabemos dizer “não” para as coisas e para as pessoas. 

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Steve Jobs dizia: “Algumas pessoas acham que foco significa dizer sim para a coisa em que você irá se focar. Mas não é nada disso. Significa dizer não às centenas de outras boas ideias que existem. Você precisa selecionar cuidadosamente”.

Comece priorizando o que precisa ser priorizado

O primeiro passo é conseguir priorizar melhor, para quem não sabe onde está indo, qualquer caminho serve. Precisamos definir nosso propósito de forma mais clara, e aí entra o papel do objetivo dentro dos OKRs (Objectives and Keys Results ou Objetivos e Resultados-Chave). 

O segundo passo é encontrar evidências que nos mostrem que estamos evoluindo no caminho certo em direção ao cumprimento de nosso propósito. Aí está o papel dos Key Results (KRs) ― via de regra, métricas, números que nos dão esta informação.

A partir daí, pensamos em quais ações melhor impactam estes Resultados-Chave e priorizamos ações com base nisso. Aqui conseguimos atacar talvez os dois principais pontos do excesso de reuniões, a quantidade de prioridades de negócio e a quantidade de ações para entregar estas prioridades.

Outro ponto no qual temos muitas reuniões é porque temos problemas de comunicação. Os OKRs contribuem para uma menor quantidade de reuniões pois têm o tema comunicação em suas premissas, visando engajamento, objetividade e clareza para o que é mais importante. 

Um dia inteiro sem nenhuma reunião

Algumas empresas têm adotado o “dia sem reuniões”. Embora seja uma boa iniciativa, penso ser muito difícil de ser colocada em prática e potencialmente inócua, pois não atua sobre a causa, mas sobre o efeito. 

É preciso liberar tempo para leitura de documentos, escrita de textos que necessitam atenção para pensar. Muitas reuniões são cansativas e mais ainda se forem burocráticas sem visão dos benefícios. Isso gera desengajamento dos colaboradores. Especialmente aquelas em que o executivo entra apenas para cobrar as pessoas. Esses momentos têm que ter seu fórum apropriado.

Muitas reuniões operacionais não têm necessidade da participação do diretor, no entanto, se ele faz parte do time de trabalho daquele projeto, deve estar. Considero muito ruim a prática de mandar representantes, é um desprestígio que pode comprometer o engajamento dos demais. Isso deve ser definido no início ao estabelecer a governança com papéis e responsabilidades, podendo sofrer algum ajuste ao longo do tempo.

E-mail existe para ser usado

Assuntos que podem ser resolvidos por e-mail, devem ser resolvidos por e-mail. Não há necessidade de convocar o time para, por exemplo, passar vários slides, onde um apresenta o material e os demais apenas assistem, sem contribuir em nada com suas opiniões. 

É mais indicado que cada um leia o documento previamente, e nas reuniões todos possam discutir o assunto e ter suas dúvidas esclarecidas.

Para os OKRs funcionarem bem é preciso disciplina e envolvimento de todos. Essa ferramenta de gestão, quando bem implantada, determina que todos devem saber para onde rumar e como discernir se estão ou não na direção correta. 

Assim, é possível dar mais autonomia para as pessoas e construir um ambiente de confiança, com cada um sabendo o que precisa entregar, sabendo, inclusive, quando é necessário pedir ajuda. 

Obviamente isso não acontece da noite para o dia, mas é um caminho perfeitamente possível de se trilhar e, naturalmente, uma rota acertada para  se reduzir o número de reuniões.

(*) Pedro Signorelli tem 20 anos de experiência no mercado corporativo, tornou-se especialista na implementação do método OKR. Foi o fundador da Pragmática Consultoria em Gestão.