Adotar o outsourcing de telecom pode reduzir até 20% dos gastos

20 ago 2018 - 15h11

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Muitas empresas, principalmente pequenas e médias, não se preocupam com a gestão de telecom por acharem desnecessária. Mas o que elas não sabem é que, para a administração ser eficiente e econômica, é preciso cuidar de cada gasto produzido. Segundo uma estimativa da consultoria Frost & Sullivan, a receita total do mercado de serviços de telecomunicações no Brasil deverá atingir US$ 45,76 bilhões em 2022, contra US$ 38 bilhões em 2016.

Por esse dado, já dá para imaginar o quanto as empresas estão gastando, o que deve resultar em impactos negativos à gestão de telefonia. Em geral, o departamento de Telecom consome entre 25% e 35% do orçamento em TI, considerado um dos mais críticos, segundo Robert Sena, consultor em Growth Hacking.

Por isso, quando bem implantado, um outsourcing de telecom não só resulta no corte de gastos desnecessários, mas também no aumento da produtividade da empresa.

Por que fazer uma gestão em Telecom?

Em uma empresa a comunicação, seja com clientes ou mesmo interna, é parte crítica do sucesso. "E para que o gerenciamento de custos de telecomunicações seja mesmo efetivo, é necessário adotar sistemas interconectados, unificando as atividades para gerenciar serviços e despesas de telecomunicações", destaca Alexandre Kellermann, Consultor da Conta Mínima, empresa focada na gestão de Telecom e dispositivos.

A gestão de telecom não se resume apenas à auditoria de faturas e negociação de contratos. Na verdade, essa é uma pequena parcela do gerenciamento. "A ausência de uma ferramenta de gestão resulta em vários problemas. Desde a administração dos custos, do inventário até a realização de rateios seja por centro de custos ou pelos colaboradores de uma área", complementa o Consultor da Conta Mínima.

Assim, veja a seguir a lista elaborada por Alexandre com os seis principais benefícios que o outsourcing de telecom pode oferecer às companhias:

#1 Auditoria precisa

A auditoria é baseada no acompanhamento dos valores contratados x valores cobrados. A diferença pode ser mínima e no montante acaba fazendo uma grande diferença. O que é muito difícil perceber e analisar manualmente. Mas, em geral, as empresas não a executam — a não ser que haja uma distorção significativa nas contas.

#2 Inventário eficiente

O inventário de telecom muitas vezes é negligenciado por muitas empresas. E, sem um controle eficaz, aparelhos sem uso e obsoletos, mas que ainda têm linhas ativas e geram faturas, ficam perdidos em gavetas.

Sua realização é muito importante. Com uma revisão cuidadosa é possível encontrar linhas desativadas ou contratos desatualizados. Eles podem ser renegociados, baixando os custos e desonerando o orçamento da organização.

A partir de um inventário atualizado a gestão da empresa tem acesso a dados valiosos como relatórios do crescimento dos recursos utilizados e consumo por colaborador ou centro de custos. Outros benefícios são a gestão e renegociação de contratos e apoio a tarefas operacionais como rateio e auditoria.

#3 Gerenciamento de despesas

A transformação digital está mudando rapidamente o mundo dos negócios. Portanto, é vital manter-se atualizado com a tecnologia para reduzir os custos operacionais.

O gerenciamento de despesas é um processo contínuo, pois sempre há ofertas de pacotes com preços promocionais, oferecendo novos serviços e tecnologias. Contar com o apoio de um serviço de gestão de telecom para supervisionar os custos garantirá as melhores vantagens à empresa, mesmo que mudem as regras, serviços e preços.

#4 Rateio otimizado

Os gastos com telecom são daqueles que, quando não são bem controlados, podem causar desperdícios de recursos valiosos. Por isso é necessário tomar várias medidas. Uma delas é o rateio das despesas.

A gestão de telefonia automatizada possibilita que os líderes tenham a visibilidade dos gastos por centros de custos. Com isso, a responsabilidade da redução é justa e dividida entre todas as áreas da empresa.

Além disso, esse controle individualizado identifica os motivos de gastos a mais ou a menos de telefonia. A partir desta visão, posteriormente é possível planejar investimentos ou reduções nos contrato com telecom.

#5 Contestação de faturas

O Conta Mínima audita as faturas para buscar as diferenças entre os valores contratados e cobrados. Caso a contestação seja necessária, são gerados um relatório e uma mensagem necessários para enviar ao relacionamento da operadora, minimizando o trabalho do cliente.

Outro benefício é que o software possui uma área onde é possível registrar as informações dos protocolos. Isso facilita que o gestor visualize as contestações abertas, fechadas, recebidas e indeferidas.

#6 Automatizar é mais seguro e eficiente

Com a disponibilidade de diversos planos e pacotes, com todas suas especificidades - bônus para determinadas ligações, quantidade de dados contratados -, as empresas fazem vários contratos de linhas. É o momento em que geralmente ocorrem os descuidos.

Fazer a gestão manual desse cenário é possível, mas demanda muito cuidado e organização, o que geralmente não acontece. Ao utilizar uma ferramenta de TEM (Telecom Expense Management) em conjunto com uma consultoria especializada, o gestor terá vários indicadores que o auxiliarão na melhor tomada de decisão.

Entre os indicadores que a ferramenta de gestão de telecom proporcionam ao gestor destacam-se:

Visão ampla dos custos de telecom: desde o total até o nível de detalhamento da linha;
Linhas ociosas: sem utilização que podem ser canceladas ou reutilizadas em novas demandas dos setores;
Perfil de consumo: permite contratar de forma precisa os serviços aderentes ao seu negócio;
Controle do inventário: controle de linhas e aparelhos permitem a gestão do ciclo de vida dos equipamentos.

Ao adotar o outsourcing de telecom, as empresas terão maior foco em resultados, com uma visão única dos recursos de telecomunicações. Ao automatizar a gestão, a empresa identifica facilmente onde estão os gastos desnecessários. Além disso, pode aproveitar essa visão e aplicá-la para melhorar o gerenciamento de usuários e fornecedores e, assim, tomar as melhores decisões de planejamento orçamentário.