Como eliminar pastas físicas e fazer a gestão online de processos com um software jurídico
Veja como o escritório Carmargo Penteado melhorou a gestão de processos migrando seu arquivo físico para um software jurídico.
A gestão de processos é um dos maiores desafios para os advogados da atualidade. A rotina cheia de atividades relacionadas ao escritório faz com que os profissionais busquem cada vez mais recursos para otimizar seu tempo. É neste momento que a tecnologia tem um papel fundamental. Um software jurídico é capaz de automatizar as atividades do escritório e ajudar na gestão de processos. Com isso, a banca passa a ser informatizada e acompanha as tendências de modernização da Justiça brasileira.
A advogada Érica Errico, do escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), é um exemplo dessa transformação de cenário em escritórios de advocacia. No ano passado, ela e os sócios tinham uma sala inteira com arquivos físicos. A partir da implementação do SAJ ADV no escritório, restaram apenas dois gaveteiros. A equipe, inclusive, conseguiu mudar o endereço da sede. A advogada também notou em pouco tempo a otimização de tempo e a redução de custos com material de escritório.
"Antes do SAJ ADV, precisávamos imprimir cerca de 8 mil páginas por mês. Agora, há uma redução considerável dos gastos com material de escritório. Além disso, nossa sala de arquivo se transformou em apenas dois gaveteiros."
Érica Errico
Confira como a advogada melhorou a gestão de processos com o SAJ ADV
DESAFIO
O escritório de Érica Errico trabalha com Contencioso em massa. Por isso, o arquivo de processos é muito grande. O escritório Camargo Penteado tinha uma sala inteira com cerca de 600 pastas físicas. "Dava bastante trabalho e os riscos de falha eram grandes porque precisávamos de muita atenção para colocar os documentos nas pastas corretas. Ainda assim, perdíamos muito tempo imprimindo muitas páginas e guardando os documentos", explica Érica. Com tantas pastas para fazer a gestão de processos, o escritório chegava a imprimir cerca de 8 mil páginas por mês. Todas essas impressões geravam custos altos com material de escritório.
SOLUÇÃO
Diante da grande demanda do escritório, Érica começou a pesquisar softwares de gestão de escritórios de advocacia na nuvem. O SAJ ADV, que opera na nuvem e permite acesso de qualquer dispositivo com acesso à internet, foi a solução mais adequada. Há cerca de oito meses, o escritório Camargo Penteado adotou o SAJ ADV e começou a inserir as informações aos poucos no sistema. "Íamos colocando os dados dos processos conforme trabalhávamos neles", conta a advogada.
Depois de seis meses com o SAJ ADV, a equipe do escritório mudou de endereço e passou a viver uma outra realidade. "Foi uma virada de chave. Com o novo momento do processo digital, não havia mais sentido transformar os documentos em algo físico. O sistema nos ajudou a eliminar nossa sala de arquivo. A mudança de endereço não teria sido possível com todas as pastas físicas que tínhamos antes", destaca Érica. Essa virada de chave veio com uma nova rotina no escritório. As milhares de folhas que deixaram de ser impressas geraram uma economia logo nos primeiros meses. Com isso, foi possível adquirir um segundo monitor para facilitar a visualização dos arquivos e melhorar a produtividade.
RESULTADO
Nos primeiros meses com o SAJ ADV, Érica notou uma redução considerável dos custos com material de escritório. Afinal, não era mais preciso imprimir cerca de 8 mil páginas por mês. Da sala com 600 pastas físicas de arquivo, apenas dois gaveteiros foram para o novo endereço do escritório Camargo Penteado. A equipe ganhou muito em espaço e melhorou sua organização. "Conseguimos otimizar muito nosso tempo porque não precisamos mais dedicar horas na organização das pastas físicas", argumenta Érica.
O escritório também ganhou mais ajudantes para os serviços jurídicos. Os estagiários, que antes precisavam organizar os documentos nas pastas, agora podem se dedicar a trabalhos mais nobres. "Os estagiários conseguem ajudar os advogados nas atividades mais específicas da área jurídica. É muito mais produtivo para todos", avalia a advogada. Para Érica, o SAJ ADV ainda proporcionou mais versatilidade na rotina tão corrida. A funcionalidade de Tarefas e o Calendário organizam os compromissos e as atividades que a advogada precisa cumprir. "Este ano, nem comprei agenda. Minha agenda é o SAJ ADV. E o sistema ainda me permite trabalhar de casa ou enquanto estou em reunião."
Veja como fazer a integração entre agendas no SAJ ADV
O exemplo de Érica Errico em seguir as tendências de informatização de processos é o caminho para os advogados da atualidade. Os resultados positivos alcançados em pouco tempo com o SAJ ADV demonstram que um certo esforço vale a pena para deixar o escritório informatizado. A virada de chave que o escritório Camargo Penteado realizou mostra que é possível aumentar os índices de produtividade mesmo diante da concorrência no mercado jurídico.
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