Como calcular o ROI do PMO?

24 ago 2017 - 17h14

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Ao comprar um software de gestão de projetos ele vai me dar o retorno que eu preciso?

Essa resposta pode ser obtida por meio do famoso ROI (Return on Investment): um indicador muito usado pelas empresas para avaliar se investir em software de gestão de projetos irá trazer os retornos esperados. A partir dele, pode decidir acerca de sua aquisição ou não.

O ROI pode ter metodologias diferentes de cálculo de acordo com o aspecto a ser analisado pelo indicador, no entanto, sua fórmula básica é a seguinte:

ROI = (Ganho¹ - Investimento²) / Investimento.

1) Considere todas as receitas acumuladas pela empresa por conta da implementação do projeto, deduzindo-se desse valor os gastos que foram criados pelo projeto.

2) Considere os investimentos empenhados diretamente para a realização do projeto.

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabilidade ou lucratividade quanto na redução de custos. Para os softwares de gestão de projetos, deve-se levar em conta os gastos necessários para implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia irá trazer.

Ainda assim, existem quatro aspectos que precisam ser consideradas para determinar o ROI para uma solução em gerenciamento de projetos: tempo, dinheiro, comunicação e organização.

- Tempo

Os softwares de gestão de projetos são projetados para economizar tempo para que as empresas possam se aplicar a atividades de maior valor. Muitos gestores pregam que a economia de tempo vale pelo menos metade de um empregado em produtividade. Utilizando um software de gestão de projetos, o tempo necessário para organizar a documentação do projeto e reportar o andamento do mesmo cai consideravelmente.

- Dinheiro

Este é o maior tópico quando falamos sobre ROI para ferramenta de gerenciamento de projetos. Qual será a economia se eu adquirir um software de gestão de projetos? Com o aumento da eficiência da equipe, muitas empresas não precisam contratar novos funcionários e manter equipes extensas. Quando se trata de preocupações com dinheiro real, o custo anual de um software de gestão pode significar uma fração do salário de um funcionário. Além disso, a obtenção de melhores resultados e menor retrabalho nos projetos estão diretamente relacionados com ganhos financeiros.

- Comunicação

Muitos projetos falham por conta de uma comunicação ineficaz. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos tornará a comunicação em toda a equipe muito mais fácil e clara.

O que os gerentes de projetos podem fazer para melhorar a comunicação dentro de uma ferramenta? Recursos simples, como comentários sobre projetos, símbolos de status que alertam usuários para trabalhos atrasados e lembretes enviados por e-mail para manter o projeto em movimento, melhorar a comunicação para todos e garantir que todos saibam o que está acontecendo. Quando todos estes recursos estão integrados em uma única plataforma, o PMO ganha um excelente aliado na condução da Metodologia de Gestão de Projetos proposta para a empresa.

- Organização

Fazer um trabalho bem organizado em um ambiente com muito trabalho a se fazer pode ser decisivo. Com um software de gestão as organizações são capazes de padronizar processos, o que pode impactar imediatamente no desempenho do projeto e da equipe.

Conclusão

O uso de um software traz benefícios como aumento das chances de sucesso dos projetos, entrega em prazos inferiores, melhoria do ambiente de trabalho da equipe, facilidade na prestação de conta, entre outros.

É fundamental que a empresa faça o estudo do ROI para verificar se o investimento em um software de gestão de projetos irá realmente trazer um retorno tangível para a organização. No entanto, o cálculo do ROI para esse tipo de ferramenta com base apenas em tempo e dinheiro pode ignorar as melhorias cruciais considerando outros aspectos. Combine os cálculos técnicos de ROI com os elementos mais "genéricos" e "sensíveis" de sua empresa para dar uma análise bem arredondada do retorno sobre o investimento.

E se quiser uma dica de software para Gerenciamento de Projetos, já sabe: www.netproject.com.br