Como modernizar processos tradicionais pode melhorar o ambiente de trabalho

Você já parou para calcular quantos e-mails são necessários para a aprovação de projetos com o seu cliente? E quantos arquivos você já precisou consolidar por conta das inúmeras versões que sofreram novas edições e respostas de comentários? Afinal, quem nunca sofreu com diversos documentos? A Versão 5, 6, Final, Final-2, Final-3, Final-Agora_Vai, e assim por diante, fazem ou sempre fizeram parte da maioria das pessoas que trabalham com ferramentas digitais.

Mesmo com todas as tecnologias disponíveis, muitas empresas ainda se prendem em processos do passado: funcionários trabalhando individualmente em seus projetos e investindo tempo em consolidar informações que poderiam ser facilmente definidas ao trabalhar em conjunto com os demais colaboradores participantes do projeto. Ao analisar todos esses arquivos - que na sua maioria podem causar confusão entre as diferentes versões desenvolvidas pelos colaboradores, por exemplo -, fica claro também uma ineficiência na produtividade: trabalhar dessa forma antiga torna os funcionários dependentes de uma alta quantidade de e-mails enviados, recebidos, respondidos e arquivados, sem mencionar ainda o esforço e tempo gasto de cada colaborador e do seu cliente em torno dessa única e simples tarefa de validar e-mails. Mas como todo esse processo tão tradicional poderia ser melhorado?

Há 11 anos, o Brasil recebia o Google G Suite (conhecido antigamente como Google Apps for Work), um pacote de ferramentas de colaboração e produtividade que auxilia empresas a se tornarem cada vez mais colaborativas, conectadas e produtivas a partir de recursos inteligentes.

A partir destes apps, uma combinação do Google Drive com o Google Documentos, por exemplo, poderia ser a resposta para automatizar o processo de consolidação de informações e poderia simplificar bastante todo esse processo de envio, validação e aprovação de projetos a partir da possibilidade de trabalhar em tempo real e em qualquer lugar com todos os colaboradores, fornecedores e clientes necessários. Sem precisar criar inúmeros arquivos, os times podem trabalhar em um único documento e sempre estar na versão mais atualizada de forma automática. Isso agregaria tanto em organização como em produtividade para todos os responsáveis pela tarefa.

Uma outra questão que podeatrapalhar são os servidores compartilhados, que muitas vezes são bem limitados e acabam impactando em toda a linha de trabalho quando lotam inesperadamente. Até acionar o suporte de T.I. para que o problema seja solucionado, muito tempo precioso já foi desperdiçado. Com o Google Drive, o espaço de uso contratado é definido de acordo com as suas necessidades de trabalho - podendo até mesmo ser ilimitado, caso seja a sua necessidade.

Um outro ponto é a conectividade mobile. Fato é que, hoje em dia, as vidas das pessoas podem ser bem atarefadas e corridas, e estar 100% conectado - mesmo sem um computador por perto, apenas com o celular no bolso -, é primordial para garantir excelência no seu trabalho. Com o G Suite, você tem o seu e-mail e o calendário nas palmas das mãos - mais do que isso, você tem acesso a todas as ferramentas da plataforma, totalmente editáveis, seja utilizando wi-fi ou dados, ou até mesmo arquivos disponibilizados off-line, que podem ser editados em pleno voo, por exemplo.

Esses são exemplos de como algumas das ferramentas da plataforma G Suite podem impactar positivamente em muitos dos seus processos de trabalho, afetando diretamente em qualidade, produtividade, manuseio de tempo e organização gerencial.

A Gentrop, parceira oficial do Google, é especialista em tecnologia para pessoas e fornece serviços e consultoria de negócios para a sua organização, como o uso estratégico das ferramentas G Suite para os seus times de trabalho. Mais do que uma plataforma inovadora, a sua empresa pode desenhar um plano de inovação, trazendo a transformação digital em todo o processo de mudança. Do colaborador ao processo mais estratégico, tudo é pensado e estruturado para que a adaptação da sua empresa seja um grande sucesso.

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