Como tornar a gestão do almoxarifado mais prática?

Dentre as inúmeras rotinas a serem cumpridas em estabelecimentos como bares, restaurantes ou lanchonetes, fazer a gestão do seu almoxarifado, ou seja, tudo o que entra e sai das prateleiras é, sem dúvida, uma das tarefas mais desafiadoras.

Desempenhar um bom controle de estoque requer mais do que conferir quais mercadorias estão devidamente armazenadas e anotar as informações em uma prancheta. É necessário que os gestores tenham em mente uma logística de estocagem que evite, principalmente, a perda de produtos, seja por data de validade vencida ou até mesmo extravios.

Segundo dados da ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados), as perdas no estoque somaram, em 2018, um prejuízo de R$ 6,7 bilhões no mercado nacional.

Esse valor estratosférico nos revela que esse tipo de gestão ainda tem muito a evoluir, o que convoca os profissionais da área a uma reflexão: como melhorar o controle do almoxarifado em um estabelecimento de alimentação fora do lar e garantir mais procedência no armazenamento de produtos?

A boa notícia é que, hoje, existem no mercado algumas soluções tecnológicas que otimizam gestão do almoxarifado, garantindo mais logística no armazenamento de insumos e mercadorias.

Dê adeus às planilhas manuais para organização e gestão do almoxarifado!

Quando o assunto é gestão e organização do almoxarifado, muitos gestores ainda recorrem a ferramentas manuais, às famosas planilhas, o que pode não garantir a assertividade das informações.

Hoje, 40% das empresas de logística ainda usam planilhas como principal instrumento de gestão. Isso significa que as melhores práticas do mercado podem não estar sendo devidamente aplicadas, o que influencia até mesmo a produtividade da equipe.

Um time de profissionais pode gastar muito tempo preenchendo planilhas de controle de estoque de almoxarifado. Nesse caso, o ideal é otimizar essa atividade para que a equipe de gestão e de auxiliares de almoxarifado possam canalizar suas habilidades em outras rotinas.

Assim, como tornar esse controle mais rápido, embora não menos assertivo? A resposta está no sistema ERP que oferece, por meio de suas funcionalidades, uma integração entre as informações necessárias para o cumprimento dessa tarefa.

Nesse sentido, um software de almoxarifado estratégico é capaz de reunir todas as informações do estoque em apenas uma tela, permitindo um uso interno mais minucioso do gestor — que é o profissional responsável pelos fluxos físicos e virtuais do estoque — que poderá estar mais atento a alguns indicadores como: consulta ao inventário de estoque; registro de produtos a partir da entradas e saídas de notas fiscais; informações sobre a validade e a saída dos insumos e produtos; entre outros.

É preciso convir que controlar uma área de almoxarife por meio de planilhas é muito mais trabalhoso e demorado, e prejudicial aos resultados do negócio, e ninguém quer aumentar o número de prejuízo por perdas de estoques conforme a pesquisa da ABRAS citada acima revelou: de R$ 6,7 bilhões no mercado nacional.

O segredo de uma boa gestão de almoxarifado está na tecnologia ou nas boas práticas?

No dia a dia de um bar ou restaurante, garantir o bom controle de estoque é essencial até mesmo para o sucesso do negócio.

Um cliente que chega em um estabelecimento, faz o pedido e depois descobre que o produto não consta nas prateleiras pode se frustrar bastante. E tudo isso está diretamente relacionado a uma falha na logística de armazenamento de cada item no almoxarifado.

Se um gestor não tem o hábito de fazer o levantamento do inventário de estoque com frequência, por exemplo, ele pode se surpreender com a quantidade de mercadorias que podem se perder em meio a tantas outras.

Outra prática que pode estar sendo deixada de lado é o estoque cego, em que o responsável pelo armazenamento pede para que outro profissional de almoxarife confira os produtos na prateleira, sem revelar a ele a real quantidade de cada material descrita no relatório. Isso o ajuda a entender se o que está descrito no inventário de estoque condiz com que está, de fato, na estocagem.

Como resultado, produtos e insumos podem estar sendo perdidos por ficarem muito tempo no estoque, ou até mesmo desviados por terceiros.

Sem a frequência no levantamento dessas informações, o gestor só terá acesso a esses números muitos dias depois, restando a ele lidar com a gestão de autópsia, isto é, medidas para tentar reduzir todo o prejuízo já ocasionado pela má gestão.

Sistemas de gestão para almoxarifado: mais logística e ganhos ao negócio!

Apesar de todas as funcionalidades que um sistema para almoxarifado é capaz de oferecer a um estabelecimento, é importante entender que a tecnologia deve se somar às boas práticas de mercado.

Isso quer dizer que, apesar do acesso mais facilitado ao inventário de estoque, é necessário fazê-lo com mais frequência, e não de forma mensal ou a cada quinze dias.

Automatizar o controle do almoxarifado do estabelecimento evita, além das perdas dos produtos nas prateleiras, compras para mais — que podem gerar prejuízos financeiros — e também a falta de mercadorias aos clientes.

Sabendo disso, cabe aos gestores estarem por dentro das melhores soluções presentes no mercado. Digitalizar processos, não apenas voltados ao armazenamento, garante mais praticidade no dia a dia da equipe, além de dados fidedignos e resultados na performance em menor tempo.

Essa estratégia é ideal para profissionais da área de food service que querem estar à frente da ampla concorrência e garantir um aumento na receita de até 70%. Portanto, investir em tecnologia para automatizar processos é essencial, principalmente, para garantir a vida útil do empreendimento.

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