Ferramentas de Gestão de Projetos podem contribuir para as pequenas empresas enfrentarem a crise provocada pela pandemia

Não é exagero dizer que esses são tempos difíceis, as consequências trazidas pela COVID-19 estão presente no dia a dia. No ponto de vista econômico, é observada a falta de fôlego do mercado e a limitação dos recursos, principalmente nas micro e pequenas empresas, para planejar e executar ações concretas que gerem resultados de valor no combate aos desafios da crise provocada pela pandemia.

Objetivos e metas mais claros tornam possível a entrega de produtos e serviços no tempo certo, que por sua vez podem possibilitar a sobrevivência de um empreendimento. Algumas ferramentas de Gestão de Projetos podem contribuir para o entendimento do atual cenário e na construção de um plano com objetivos e metas.

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK®, referência global sobre o assunto, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Para isso estão disponíveis 49 processos agrupados em 5 grupos (Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle; Encerramento), que compõem as boas práticas da Gestão de Projetos descritas no mesmo guia.

É comum encontrar pessoas que acreditam que a Gestão de Projetos é aplicável apenas em grandes empresas, assimilada a algo detalhado e burocrático. Porém a Gestão de Projetos bem como suas ferramentas podem ser adaptadas e aplicadas de acordo com as características de cada empresa, tendo como um dos fatores de sucesso a escolha das ferramentas corretas, simples e útil para o momento. Dentre essas ferramentas, é possível destacar 03 que podem contribuir para entender o atual cenário e estruturar um plano de ações.

1. PREMISSAS E RESTRIÇÕES

Premissas e restrições servem para mapear as incertezas do cenário ao qual o projeto está inserido e apoiar na tomada de decisão, orientando qual caminho seguir, focando em ações de real impacto com respostas ágeis e assertivas.

Premissas: eventos ou circunstâncias externas que geram impactos para o negócio. A experiencia de mercado e a opinião dos clientes, são algumas das fontes para identificá-las. Demanda de consumo do produto ou serviço; permissão para o funcionamento do estabelecimento; mão de obra disponível e acesso a matéria-prima são alguns exemplos. Toda premissa gera um risco, desta forma, é possível identificá-los e gerenciá-los a fim de reduzir os impactos antecipadamente.

Restrições: várias regras foram estipuladas para que os empreendimentos pudessem funcionar, limitando a capacidade de produção, atendimento e interação com os clientes. O Plano de Contingência dos municípios ou estados; o enquadramento como serviços essenciais; a capacidade de atendimento e o custo de operação são alguns exemplos de restrições. 

1. 5W2H - (WHAT, WHY, WHO, WHERE, WHEN, HOW, HOW MUCH)

Com o levantamento das premissas e restrições fica mais fácil definir quais ações executar e o que trará resultados mais relevantes. Para definir as ações é possível aplicar a ferramenta 5W2H que consiste na resposta para 7 perguntas: 

1. O que? (What) - quais ações serão executadas para combater os efeitos da pandemia na empresa? Promoção, reformas físicas, criação de um canal direto com o cliente, novo formato de atendimento ou ajustes no produto.
2. Por que? (Why) - que impactos essas ações podem gerar? O objetivo está claro? É possível medir os impactos gerados? 
3. Quem? (Who) - responsável por executar a ação.
4. Onde? (Where) - local de implementação da ação (on-line ou off-line).
5. Quando? (When) - em qual momento esta ação irá acontecer?
6. Como? (How) - quais ferramentas serão usadas? Passo a passo da execução?
7. Quanto? (How much) - levantamento de todos os gastos: impressões, impulsionamento, contratação de parceiros para ação.

Com esse levantamento é possível priorizar o que é mais urgente, barato ou que tem maior impacto.

1. CANVAS

"Para um projeto sair do papel, primeiro ele precisa entrar", no entanto, o tempo para planejar e escrever um plano cheio de palavras e "burocracias" é algo impraticável na correria do atual momento, além de não ser a melhor forma de enxergar e apresentar um plano.

O CANVAS é uma "planta baixa" do projeto, com uma folha de papel A1, uma parede e Post-it é possível estruturar um projeto com componentes essenciais como justificativa, objetivo, benefícios, produtos, requisitos, stakeholders, equipe, restrições, premissas, grupo de entregas, riscos, linha do tempo ou cronograma e custos. Esses componentes estão divididos por setores que respondem às seguintes perguntas: Por que? O que? Quem? Como? Quando e Quanto?

As duas ferramentas apresentadas anteriormente servem como base para a reflexão sobre alguns elementos do CANVAS. Ao inseri-los, o preenchimento será muito mais fácil e claro.

Essas são algumas das muitas ferramentas de Gestão de Projetos que certamente ajudarão no alcance dos objetivos, no aumento das chances de sucesso, na solução dos problemas identificados e na gestão das mudanças necessárias.

Website: http://www.youtube.com/geracaoempreendedora