Instituições de ensino superior precisam se apressar caso queiram cumprir prazo do MEC
Se passaram 6 meses desde a publicação da Portaria 315 do Ministério da Educação, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento das instituições e cursos de educação superior do sistema federal de ensino, que visa regular a gestão documental de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim. Porém a movimentação das IES - Instituições de Ensino Superior, ainda é pequena pensando que o tempo gasto para implementação de novas rotinas e digitalizar determinadas quantidades de documentos é grande considerando o elevado nível de dificuldade que estes processos exigem. O prazo que o MEC impôs para a total digitalização do acervo documental das instituições é de 24 meses. Isto é, até abril de 2020. Sob o risco dessas instituições serem acusadas de irregularidade administrativa, sendo passível dos efeitos da legislação civil e penal.
Em 2016, o Brasil representava o quinto maior mercado de ensino superior do mundo e o maior mercado de ensino superior da América Latina, com aproximadamente 8,0 milhões de matrículas de alunos, segundo dados do INEP - Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas. Ainda em 2016, segundo o próprio MEC, existiam 2.364 estabelecimentos de ensino superior no Brasil. Do total de alunos matriculados em 2015, aproximadamente 75% estavam em instituições de ensino privadas. Entre 2012 e 2016, estas instituições apresentaram um crescimento de 18% no número de alunos, passando de aproximadamente 5,1 milhões de alunos em 2005 para 6,1 milhões de alunos em 2015, conforme dados do Ministério da Educação.
Com uma demanda exponencial de geração de informações, atender as obrigações legislativas ligadas à gestão documental está trazendo novos desafios às instituições de ensino privadas enraizadas em antigos sistemas e valores organizacionais. O fluxo documental gerado semestralmente é elevado, considerando que são milhares de alunos entrando e saindo todos os anos. E este enraizamento ou falta de visão global dos processos, dificulta as instituições acadêmicas de enxergarem a demanda documental produzida, além de perceberem os benefícios da gestão eletrônica destes documentos que vão além do cumprimento da Portaria do MEC nº 315, de 04 de abril de 2018. Agilidade na busca dos alunos por informações e registros pessoas é um deles. Sem falar na redução de custos com papéis e na economia de espaço físico.
Em Minas Gerais a Faculdade de Ciências Médicas - FELUMA, iniciou em 2017 em parceria com a empresa ARQUIVAR, a gestão eletrônica de documentos (GED) em diversos departamentos da instituição, e já vem colhendo bons resultados como o ganho na otimização de diversos processos internos, além do cumprimento das Portarias do MEC e da legislação como um todo ao atender a prazos legais definidos para eventuais consultas jurídicas dos mais variados perfis de solicitantes.
Fato é que as IES precisam se apressar, não somente pelo cumprimento dos prazos do MEC, mas também para se adequarem à realidade das transformações digitais que diversos segmentos estão sofrendo. E neste contexto atual de crise, as instituições precisam ser criativas para se sustentarem, ou ficarão antiquadas em relação a legislação e, principalmente, ao mercado.
Website: http://www.arquivar.com.br
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