Profissionais perdem um mês por ano procurando informações

12 set 2018 - 10h22

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Gestores e donos de empresas de todos os portes estão sempre preocupados em garantir altos índices de produtividade com cada vez menos custos. Com isso, buscam sempre estratégias para alcançar esse objetivo, sem que isso gere prejuízo na qualidade da entrega.

Entre as estratégias encontradas por empreendedores, está o uso da tecnologia para reduzir o uso de papel. Mas, nem todos se atentaram a isso.

Uma pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM), realizada em 2015, revelou que 40% das empresas ainda mantinham seus arquivos em papel. O motivo? A maioria delas desconhecia outras formas para armazenar os documentos.

Agora, outro dado ainda mais alarmante: a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostrou que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Esse longo período tem uma explicação: problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos. Ou seja, dos 12 meses do ano, um mês é perdido.

Ainda segundo a ABGD, a média de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos de uma empresa é de duas horas diárias. Outro dado relevante é que, a cada 12 segundos, um documento é perdido nas empresas, o que é ainda mais grave.

No entanto, as soluções para digitalização de informações se tornam cada dia mais populares entre as empresas, que veem nelas uma maneira de reduzir o consumo de papel, além de tornar a gestão da empresa mais segura.

O ERP ou sistema de gestão empresarial integrado é uma dessas soluções, pois é capaz de reduzir significativamente os custos com papel e minimizar a perda de tempo com processos.

Empresa de São Paulo reduziu custos em R$ 15 mil

A Império, uma desentupidora e dedetizadora de São Paulo (SP), diminuiu os custos com impressão de papel em R$ 15 mil por ano, ao adotar o sistema de gestão ERP da Jiva. Além da digitalização dos processos corporativos, a solução ainda automatizou e integrou todas as áreas da empresa.

"O antigo sistema que tínhamos era muito engessado, no formato de planilhas, para cada setor, e em papel. Tudo tinha que ser impresso, como as ordens de serviços, o que gerava custos com gráficas e atrasava a emissão e a confirmação das equipes operacionais. Ao colocar tudo na tela do computador, tudo ficou mais ágil e efetivo", afirmou Luiz Henrique Alves, diretor executivo da Império.

A empresa diminuiu também o tempo para distribuição de ordens de serviços para as equipes operacionais. O que antes era feito em meia hora passou a ser realizado em dois minutos, ou seja, o processo se tornou 15 vezes mais rápido e tornou a equipe mais produtiva.

Além do controle operacional, que se tornou mais preciso, o diretor executivo da Império observou benefícios como o acompanhamento de todos os processos de vendas e a análise da performance dos vendedores, por meio do ERP.

"Sabemos exatamente o que foi comercializado, o que temos para receber, para pagar etc. Tudo fica registrado e, assim, podemos mensurar o desempenho das equipes de vendas, tudo em tempo real", explicou.

Luiz Henrique ainda informou que o setor financeiro também foi impactado com o projeto. Foram resolvidos os problemas com a precificação dos produtos oferecidos e com processos de contas a pagar, que levavam até três dias para serem realizados.

Outro ponto crítico apontado pela empresa era a falta de informações confiáveis sobre os contratos a receber. "Eles não eram todos registrados nas planilhas, o que nos levava a tomar decisões de investimentos erradas. Só conseguimos resolver esses problemas com a Jiva", contou Luiz Henrique.

A Jiva (www.jiva.com.br) promove a evolução da maturidade de gestão de 2.500 clientes espalhados pelo país e atende os segmentos de varejo, atacado-distribuidor, indústria e serviços.

Além da Império, a Jiva tem outros cases de sucesso que você pode conferir aqui: www.jiva.com.br/clientes.