Prazos curtos, excesso de demandas: como um chefe deve priorizar o que é mesmo importante
É preciso saber estimular a verdadeira urgência e criar uma cultura de planejamento
"Essa lista de tarefas não tem fim?" É uma pergunta que muitas pessoas fazem quando se trata do mundo do trabalho. A cultura de prazos apertados e a quantidade excessiva de atividades não programadas causam uma sensação de urgência o tempo todo, e isso é maléfico para o sucesso de uma equipe.
O Estadão reuniu dicas para uma liderança identificar a falsa urgência e ter acesso aos mecanismos para combatê-la no dia a dia. Confira abaixo:
Os sinais de alerta
Antes de tudo, é importante ressaltar que a prática da falsa urgência muitas vezes não acontece de forma intencional. Se você tem dificuldade de identificar se está em um ambiente que estimula essa cultura, pare um pouco e observe ao seu redor.
Verifique se as pessoas estão sempre ocupadas, sobrecarregadas e ansiosas boa parte do tempo.
"As pessoas se queixam de estar com a agenda cheia, ao mesmo tempo em que consideram isso um sinônimo de status", afirma Ana Ceneviva, especialista em saúde mental para alta performance.
Aqueles colegas de trabalho que costumam dizer: "sou muito requisitada, minha agenda está sempre lotada" representam, segundo Ceneviva, "situações que refletem a falsa urgência".
Outras circunstâncias que evidenciam sinal vermelho, de acordo com a especialista em liderança Daniela Bertoldo são:
- Alarme falso: reuniões frequentes e e-mails marcados como urgentes que não acrescentam valor significativo.
- Último minuto: projetos apresentados como emergências, independentemente de sua verdadeira prioridade.
Exemplo: Em uma empresa de tecnologia, os desenvolvedores são solicitados a realizar mudanças imediatas em softwares sem necessidade real para o negócio, levando a um ambiente caótico e à produtividade ineficiente.
Como resultado, funcionários acabam sentindo dificuldade em recusar uma demanda que não é prioridade. Com isso, "tiram conclusões precipitadas e tomam decisões sem pesar a real importância da demanda", pontua Ana Ceneviva.
Nessas situações, os colaboradores valorizam mais a quantidade do que o impacto das atividades para o sucesso do negócio.
Urgente para quem?
Aprenda a priorizar as demandas e comece a categorizar. O método Eisenhower pode ajudar:
- Urgente (por exemplo, erro em um serviço que deve que ser corrigido imediatamente para não afetar a experiência do cliente)
- Não urgente (envio de e-mails para evento que será realizado em 45 dias)
- Importante (ajustar determinada informação para apresentar escopo de produto durante uma reunião com os principais acionistas da empresa)
- Não importante (mudanças em um projeto que ainda não está no ar)
Outra alternativa é a matriz de priorização GUT, conforme sugestão de Fernanda Tochetto, mentora de carreiras e empreendedorismo:
- Gravidade (algo que pode causar impacto financeiro)
- Urgência (fator tempo é essencial)
- Tendência (mudanças de mercado que merecem atenção ou crise na empresa)
A lista diária de tarefas é muito grande, e algo vai ficar de fora, não tem jeito. Tente organizar de uma forma inteligente para que as atividades mais importantes e aquelas que possuem prazos mais curtos estejam no topo da lista.
"Reserve tempo para tarefas prioritárias sem interrupções", sugere Daniela Bertoldo. Deixe o telefone de lado e avise a chefia que ficará off por determinado tempo para focar na demanda.
Durante esse processo, aproveite para abandonar atividades inúteis que gastam muito tempo e não trazem retorno para a equipe. Vale convidar a liderança direta para uma conversa e apresentar o que não tem funcionado e questionar alguns prazos.
Já o desafio dos líderes é questionar prazos irrealistas e evitar que a enxurrada de demandas que não são urgentes alcance a equipe. É função da liderança verificar se os pedidos que chegam são verdadeiramente importantes ou podem esperar.
Em uma situação hipotética, a chefia faz um pedido e comunica que deve ser entregue no final do dia. Não é preciso recusar ou aceitar de imediato. Primeiro, arrisque ajustar o prazo ou volume de tarefas.
Por exemplo: "Iremos fazer o possível para realizar um trabalho ágil e bem feito. Nesta semana o time está desfalcado porque fulaninho está debruçado em x demanda. Como as informações solicitadas demoram x tempo existe possibilidade de conversarmos sobre o prazo?"
Estimule a cultura da verdadeira urgência
"A falsa urgência é reflexo de uma gestão pelo medo. O gestor que age pelo medo, pensa: 'não interessa se é urgente ou não, pelo menos reagi rápido, tenho como mostrar que não fiquei parado e fui para cima para resolver, não serei punido por deixar passar'", avalia Ana Ceneviva.
Para reverter a prática da falsa urgência e ter líderes ágeis emocionalmente, as empresas também precisam entrar em ação e educar líderes e colaboradores, orienta Daniela Bertoldo.
O leque de mudanças inclui estabelecer prioridades claras ao definir e comunicar o que é realmente urgente e fomentar uma cultura de planejamento. Também é importante implementar sistemas de triagem, capazes de filtrar solicitações de trabalho e avaliar o real grau de urgência.
"Não tenha medo de recusar o que não está no seu escopo. Também não tema a rejeição. Preste atenção se você quer agradar a todos para ser aceito, reconhecido e elogiado", alerta Fernanda Tochetto, mentora de carreiras e empreendedorismo.
Na visão mais moderna, o conceito de produtividade está menos ligado a estar ocupado o tempo todo e mais conectado com o impacto no desenvolvimento das pessoas e nos resultados alcançados, reforça Ana Ceneviva. O trabalho inovador é mais corriqueiro no ambiente de trabalho quando nem tudo é categorizado como urgente.
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