Transporte, internet: conheça as regras para pedir reembolso à empresa

Viajou a trabalho e precisou pagar o transporte? Não há duvidas de que a solicitação de reembolso feita à empresa tem tudo para ser aprovada. Mas nem sempre os limites são nítidos assim, e é comum que muitos trabalhadores percam oportunidade do ressarcimento ou passem por situações como a do jovem que 'cobrou' da empresa reembolso por 'férias remuneradas'. 

Especialistas ouvidos pelo Terra explicam que, na prática, o reembolso de despesas garante que o funcionário tenha de volta o valor empenhado para cobrir algum custo durante uma atividade para a empresa. Esse processo de restituição ao colaborador é estipulado pela política da empresa e pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

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Entre os exemplos de despesas que devem ser pagas pela empresa estão: transporte, alimentação, internet e hospedagem. Mas há outros gastos diversos que um funcionário pode assumir em nome da empresa.

"Um funcionário realizou uma viagem a trabalho para a empresa e precisou arcar com os custos de transporte, hospedagem e alimentação durante o período de atividades em outra cidade, com seus recursos próprios. Nessa situação, a empresa deve reembolsá-lo, já que se trata de uma viagem a negócios", exemplifica Pascoal Tadeu Lignelli, professor dos cursos de Administração e Gestão da Universidade Anhembi Morumbi.

"No entanto, se esse mesmo funcionário quiser prolongar o tempo de viagem por interesse próprio, os custos adicionais serão considerados de ordem pessoal e não serão reembolsados", completa.

O reembolso de despesas para funcionários deve ser feito em conformidade com a lei, para prevenir eventuais processos trabalhistas e possíveis multas da Receita Federal. O advogado Erick Beyruth, especializado em direito constitucional e trabalhista, alerta para a forma como esse pagamento deve ser feito.

"Quando um funcionário realiza despesas para realizar uma atividade de trabalho, é dever do empregador reembolsá-lo. Essas despesas devem ser pagas pelo empregador, que deve ressarcir o colaborador no valor adequado e seguindo a legislação", diz. 

Quais despesas são reembolsáveis?

As despesas corporativas reembolsáveis são aquelas que excedem os gastos diários do funcionário CLT, em valor e atividade. Ou seja, são aqueles custos adicionais necessários para desempenhar as responsabilidades do cargo contratado. 

Essas despesas, previstas em lei, também são conhecidas como "ajuda de custo", pois representam um valor pago pela empresa ao colaborador, além do seu salário.

Exemplos de despesas reembolsáveis:

• Viagens corporativas, desde que não excedam 50% do salário do empregado -- se percentual for maior, gera engargos trabalhistas para a empresa;
• Auxílio home office;
• Transporte ou locomoção;
• Combustível;
• Alimentação;
• Acomodação;
• Pacote de internet;
• Compra de materiais de escritório;
• Transferência de domicílio, desde que a mudança ocorra por exigência da corporação, e não por opção do colaborador.

Por outro lado, há despesas corporativas que não são reembolsáveis. Estas englobam os gastos pessoais do colaborador, ou seja, são despesas que não estão relacionadas às atividades de trabalho propostas pela empresa.

Exemplos de despesas não reembolsáveis:

• Multas de trânsito;
• Gastos por atraso;
• Passeios em viagens A trabalho;
• Despesas de frigobar;
• Bebidas alcoólicas

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Como pedir reembolso à empresa? 

A política de reembolso pode variar de acordo com cada empresa. Na avaliação do professor Pascoal Tadeu Lignelli, é importante que a corporação possua uma política clara e objetiva. O documento servirá como um guia para os colaboradores, instruindo sobre como proceder em relação ao reembolso de suas despesas. 

"As empresas bem organizadas sempre têm um departamento para cuidar de todas as normas. Entre essas normas, está tudo sobre as despesas reembolsáveis, com o objetivo de estabelecer diretrizes sobre as despesas corporativas - aquelas realizadas em nome da empresa. O documento também aborda as responsabilidades dos funcionários, gestores, aprovadores, entre outras questões", esclarece Lignelli.

Na maioria dos casos, há três formas de efetuar o reembolso de despesas para funcionários.

1. O funcionário solicita o reembolso de despesas, encaminhando os comprovantes e notas fiscais dos custos para os departamentos de Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Financeiro. Esses setores serão responsáveis pelo ressarcimento.
2. Antes de o funcionário arcar com os custos da atividade de trabalho, como viagem, mudança, alimentação, etc., a empresa fornece uma quantia que deve ser utilizada durante aquele período.
3. Existe a modalidade mista, em que parte do valor é adiantada pela empresa e a outra parte é custeada pelo funcionário, sendo posteriormente reembolsada após o envio dos comprovantes de pagamento.

Os reembolsos, no entanto, não são considerados para o cálculo de outras parcelas, como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e horas extras, uma vez que não têm natureza salarial, mas, sim, indenizatória. Por esse motivo, não estão sujeitos a encargos trabalhistas, nem a tributação.

Como é feito o cálculo do reembolso? 

O cálculo do reembolso deve ser feito de acordo com os valores comprovados pelo funcionário, por meio de recibos e comprovantes, por exemplo. Assim, os especialistas explicam que é proibido ressarcir o funcionário com valor diferente do apresentado no momento da prestação de contas. Caso contrário, a empresa pode ser autuada.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) também prevê que o reembolso de despesas pode ser efetuado através da folha de pagamento do funcionário, embora não seja obrigatório. Muitas empresas adotam como opção de ressarcimento o cartão corporativo, designado exclusivamente para esse fim.

Qual o prazo para a empresa pagar o reembolso?

Embora não haja um prazo específico estabelecido pela legislação, é essencial que a despesa realizada seja reembolsada em algum momento.

"É importante que a política de reembolsos da empresa contenha esse ponto de maneira clara e explícita, para evitar quaisquer problemas juriídicos ou insatisfação entre os colaboradores", diz o advogado Erick Beyruth.

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Estagiários e outras modalidades de trabalho 

Tanto estagiários quanto outros colaboradores, cujo vínculo não seja estabelecido por meio de um contrato de trabalho via CLT, também podem solicitar reembolso, conforme entendimento dos tribunais trabalhistas. Para isso, basta que o colaborador apresente documentos que comprovem os gastos adicionais, como notas fiscais, por exemplo.