Gerenciamento de projetos aplicado à gestão administrativo-financeira leva mais segurança e qualidade para as organizações
O Gerenciamento na gestão financeira também reduz gastos e aumenta a rentabilidade do negócio como um todo
A falta de planejamento e controle financeiro pode comprometer todos os setores de uma empresa, independentemente do tamanho, segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE. De acordo com a PMI (Project Management Institute), instituição internacional que associa profissionais de gestão de projetos, o gerenciamento de projeto associado à gestão financeira proporciona uma gestão alinhada para otimização dos resultados, servindo de instrumento para a análise, planejamento e controle das atividades. Conforme os dados do instituto, 20% do Produto Interno Bruto (PIB) do mundo é investido na execução dos mais distintos tipos de projetos. Isso significa que 12 trilhões de dólares de toda a riqueza mundial são gastos com o esforço de melhorar, criar ou construir algo, por meio da gestão de projetos.
Com os consumidores cada vez mais exigentes, a procura incessante das empresas por mais qualidade e menor preço para os produtos é ainda maior do que antigamente, informa Eduardo Henrique Loureiro Fernandes, graduado em Engenharia de Produção Mecânica, com MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria e pós-graduado em International Business Management pela Centennial College. "Somado a isso, temos uma pandemia (da covid-19) que causou um grande impacto econômico em todo o mercado, leis em constante mudança, órgãos reguladores rígidos e várias outras partes interessadas que impactam diretamente as organizações", declara Eduardo.
A área administrativo-financeira já desempenhava um papel vital para as empresas, diz o gestor financeiro, agora se encontra em destaque em um ambiente de grande complexidade e de constante mudança. Ele comenta que isso gera dúvidas de como é possível balancear as necessidades e ainda manter a empresa sustentável.
Fernandes explica que as metodologias de gerenciamento de projetos possuem conceitos importantes de como lidar com os requisitos das várias partes interessadas e de como criar uma estrutura para atender a esses requisitos de maneira sustentável. E ainda menciona que apesar de ser mais conhecida em projetos de construção civil e de tecnologia da informação, a aplicabilidade da gestão de projetos para estruturar o setor administrativo-financeiro é bastante extensa.
Na implantação do projeto, o engenheiro afirma que a empresa deve identificar todos os agentes que, direta ou indiretamente, têm impacto no setor administrativo-financeiro e na sua tomada de decisão. Esses agentes podem ser: o Governo Federal, governo estadual, Receita Federal, sócios, funcionários, clientes, fornecedores etc. E completa dizendo que para cada um deles deve ser estruturado um processo contínuo de mapeamento dos seus requisitos, que podem ser leis de tributação ou trabalhistas, diretrizes dos sócios, regulamentos ambientais, requisitos dos clientes para qualidade do produto, entre outros.
"Com isso em mãos, a empresa deve montar processos que busquem atender a essas demandas, por exemplo: envio de relatórios fiscais, procedimentos de contratação, de emissão de nota fiscal e de armazenamento de contratos. Caso seja possível, a ajuda de um consultor externo ou especialista interno sobre o processo em questão seria importante para minimizar os erros", relata Fernandes, que possui Certificação Internacional de Projetos - Project Management Professional - PMP pelo PMI e também é palestrante em temas voltados à gestão de empresas.
Conforme o especialista, a criação desses processos tem que ser feita em paralelo com a análise do custo, cronograma, riscos e qualidade. E que para a empresa alcançar a sustentabilidade econômica, deve conseguir equilibrar o atendimento dos requisitos das partes interessadas com o custo e o tempo que a execução dos processos deve levar. Sempre checando se os processos estão tendo o resultado esperado ou se os requisitos estão mudando, ajustando o que precisar.
Segundo levantamento da Wrike, empresa desenvolvedora de software de gerenciamento de projetos, só em 2015, as companhias perderam US$ 109 milhões para cada US$ 1 bilhão investido em projetos mal planejados. Mais de 10% do total no ano. O estudo da 4PM descobriu que a maioria das organizações computava uma taxa de até 70% de falha em projetos, mais de dois terços dos projetos não atingiam os resultados esperados. De acordo com o levantamento da PMI, as empresas que aplicam o gerenciamento de projetos eficaz veem uma economia 28 vezes maior do que nas que relegam o assunto.
"A aplicação correta e constante desses princípios no setor administrativo-financeiro consegue levar mais segurança e qualidade para a organização, e elimina custos que não agregam valor à empresa, deixando-a mais competitiva e sustentável", finaliza Eduardo Fernandes, com experiência em gerenciamento de projetos, gestão administrativo-financeira, implantação de sistema de gestão por processos e resultados e melhoria dos processos gerenciais.
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