Saiba como ter uma sala de reunião ideal para receber seus clientes
Alguns fatores devem receber uma atenção maior na hora do planejamento de uma sala de reunião, confira quais são e acerte na escolha.
Todas as grandes decisões de uma empresa passam pela sala de reunião . Portanto, este local deve sempre causar uma boa impressão, seja em clientes, fornecedores, parceiros e até mesmo nos colaboradores. Um ambiente bonito e agradável pode ser decisivo para o fechamento de um negócio. Este espaço deve evocar seriedade e credibilidade, um recinto mal planejado, sujo ou com aparência desleixada pode espantar os visitantes e acabar com o seu negócio. De acordo com a Wnez , empresa especializada em arquitetura corporativa, alguns fatores devem receber uma atenção maior na hora do planejamento de uma sala de reunião, confira quais são e acerte na escolha.
Aparência
A sala de reunião deve refletir a imagem da empresa, deixando claro aos potenciais clientes e parceiros, os valores e princípios da organização. O espaço deve estar sempre bem organizado, limpo, com móveis em boas condições, funcionalidades em perfeito estado, paredes bem pintadas e decoração discreta. O foco neste local deve ser as negociações e não a decoração.
Equipamentos
Graças a tecnologia, as apresentações hoje em dia são mais fáceis e didáticas. Porém, para que não haja problemas, as salas de reunião devem oferecer itens básicos como acesso a conexões de rede, tomadas, telefones, entradas USB, VGA e HDMI, TVs ou telas e projetores.
Para facilitar o uso de notebooks e outros apetrechos tecnológicos, a mesa do ambiente deve ser planejada, fios e tomadas espalhadas parece desleixo. Organize réguas de tomada ou até conectores na própria mesa.
Conforto
Normalmente, reuniões importantes duram horas e é relevante que o seu cliente ou parceiro esteja confortável. Desconforto ou dor, por móveis mal planejados, iluminação inadequada ou temperatura desacertada podem atrapalhar a reunião. Para que tudo flua, é preciso que as pessoas presentes na reunião se sintam bem naquele local.
Procure colocar cadeiras ergonômicas, mesas com espaço ideal para a acomodação de várias pessoas, iluminação agradável e um ar condicionado.
Decoração
O estilo decorativo irá depender do destino de utilização da sala. Se o ambiente será frequentado apenas por colaboradores, pode ser mais informal e com móveis mais simples. Porém se o espaço for dedicado a receber visitantes externos, a decoração deve contar com móveis mais formais e de melhor qualidade.
Mesmo em empresas mais descoladas, as cores da sala de reuniões devem ser sóbrias, cores vibrantes são cansativas em longos períodos de exposição. Evite o excesso de móveis, mantenha neste espaço somente o necessário para a reunião.
Acústica
Geralmente, os assuntos tratados em salas de reuniões são privados. Para evitar qualquer tipo de vazamento sonoro, o local deve receber isolamento acústico. Elementos como os carpetes são bons aliados nessa questão.
Iluminação
A iluminação natural é bem recebida em diversos locais de uma empresa, mas neste local opte pela iluminação artificial uniforme. A incidência da luz natural muda conforme o horário e pode atrapalhar durante as apresentações e conferências. A luminosidade controlada não criará contrastes e trará conforto ao local.