Afogado nos papéis do home-office? Veja como organizá-lo

Na correria do dia a dia, a bancada do escritório de casa vira um emaranhado de contas a pagar, jornais, papéis com recado e canetas. As consultoras em organização Regiane Deppe e Fernanda Picosse sugerem partir da ideia de que é preciso definir um lugar para cada coisa e colocar cada coisa em seu lugar. Informações: www.organare.com.br

A proprietária deste escritório é uma professora, prepara as aulas em casa. A bancada acumulava livros, jornais e papéis de trabalho com itens ligados ao cuidado, à rotina e à escola de suas duas filhas pequenas (uma de 6, outra de 1 ano)

Havia ainda papéis de banco, calendários, agendas e post-its espalhados pela bancada

Para organizar as contas, Regiane e Fernanda as separaram em pastas, identificadas com etiquetas: Contas a pagar, Conta/débito- imprimir comprovantes (para aquelas já pagas ou agendadas, mas ainda sem comprovante de quitação) e Arquivar (pagas, com comprovante já impresso). Esta última pasta pode ser retirada da bancada e guardada em gaveta ou armário

As consultoras sugerem também uma pasta chamada Tomar ação. Nela, entram aqueles papéis que exigem alguma atitude antes de se despachá-los: cadastros que têm de ser preenchidos, informações a serem anotadas

Regiane e Fernanda usam uma pequena impressora manual para fazer as etiquetas, mas as identificações podem ser preenchidas a mão mesmo. O importante, destacam, é evitar acumular papéis

Cole as etiquetas na parte superior da pasta, mas em diferentes posições. Assim, com pastas transparentes, será possível ver mais facilmente a identificação de cada compartimento

Papéis cujo uso não é tão frequente (certidões, documentos, contratos) devem ser colocados em pastas maiores e guardados. Aqui, as especialistas fizeram uma pasta exclusiva para os documentos das filhas da proprietária

Para os itens menores, como cartões de visita, convites e papéis com lembretes, o melhor é fazer uma triagem...

...e aguardar, organizadamente, os que forem de fato importantes

A proprietária usa jornais não só para se informar, mas também como material de trabalho. Antes, os já lidos, mas sobre os quais a professora iria trabalhar, ficavam à esquerda do computador. E os ainda não lidos, no lado oposto da bancada

A proposta de Regiane e Fernanda foi colocar os jornais num só lugar. Uma pasta ou um livro maior pode ser usado para separar os exemplares antigos dos novos

Na correria, livros, cadernos e blocos de anotação ficavam misturados em diferentes pilhas

Regiane separou as pilhas de acordo com a função de cada material

Como professora, a proprietária usa muito clips, borrachas, apontadores e canetas. E a filha de 6 anos adora desenhar. O resultado é que os objetos estavam espalhados por sete recipientes

As consultoras concentraram todo o material da mãe ao lado do computador (retirando as tampas do porta-lápis, para que objetos menores possam ser facilmente encontrados)...

... e colocaram o material da filha no outro lado, próximo do jornal

Em escritórios, a impressora multifuncional frequentemente vira depósito de papéis avulsos

As especialistas recomendam selecionar o que é realmente importante, pôr em local apropriado e guardar, sob a tampa, algumas folhas para impressão assim, elas não amassam nem ficam expostas ao pó

Para quem tem muitos livros, a dica é organizá-los por categoria e por ordem alfabética de título. Siga a mesma lógica das livrarias. Pense na frequência do uso e, se for melhor, organize por autor. Mas mantenha as categorias, recomenda Regiane

Ao final, a bancada do escritório ficou livre e organizada

Ao lado do computador, ficou tudo que precisa estar ao alcance das mãos

Se você não quer voltar a bagunçar seu espaço, pratique o desapego. Segundo a especialista Regiane Duppe é preciso fazer uma triagem e ver o custo-benefício de guardar algo. Se você não tem espaço, tem de tomar uma decisão. Há coisas que não fazem mais sentido estarem guardadas