Etiqueta digital ensina a se comportar no trabalho

A tecnologia simplificou a vida e também a linguagem de muitoa gente. As mensagens de texto trocadas pelo celular ou programas de chat trouxeram para o dia-a-dia as abreviações, expressões e sinais que tornaram a comunicação menos formal.

Com isso, surgiram as dúvidas: como devo falar com meu chefe? Posso mandar um SMS (Serviço de Mensagens Curtas ou Short Message Service) avisando que vou me atrasar para uma reunião? Abrevio as palavras? A resposta é simples, mas não resume a questão a uma fórmula: "A tecnologia não deve ser desculpa para quebrar as boas maneiras. Precisamos continuar a prestar atenção como estamos nos relacionando com as pessoas", diz a consultora de etiqueta Célia Leão.

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Isso significa que, para não errar, pense nas situações sem o uso do aparato tecnológico e decida como agir. "A troca imediata de informações eliminou a necessidade de textos mais elaborados, mas não as necessidades da relação. Ou seja, tenho de me comunicar com colegas e chefes de maneiras diferentes. "Isso não significa ter mais liberdade com o chefe. Apenas muda o meio de comunicação, não a hierarquia", diz a consultora de etiqueta e comportamento empresarial, Maria Aparecida Araújo.

A regra número 1 é inegociável: não fazer uso pessoal no trabalho e não usar as ferramentas para fofocas e brincadeiras. "Não dá para se esquecer da ética. Escreva apenas o que você assinaria embaixo e jamais se arrependeria de ter dito", diz Maria Aparecida, que lembra que as empresas têm o direito de rastrear mensagens trocadas dos equipamentos do escritório.

Confira outras dicas das especialistas para manter a tecnologia em sintonia com as boas regras de etiqueta:

- Em primeiro lugar, essas ferramentas podem ser usadas no escritório se a empresa assim concordar. Nada de instalar programas nos computadores para falar com os amigos. O departamento de Recursos Humanos ou responsável pela área é quem deve autorizar o uso e determinar as regras do jogo, ou seja, explicar em que condições serão utilizadas.

- Antes de trocar informações via essas novas ferramentas com clientes e colaboradores, deve haver uma comunicação formal da empresa deixando-as como opção e dizendo quando serão utilizadas.

- Negociações menores podem ser feitas via mensagens de texto, mas a conclusão deve ser oficializada por e-mail para que fique documentado.

- Palavras podem ser abreviadas, mas é importante manter a gramática e ortografia corretas, incluindo o uso de maiúsculas no começo de cada frase. E jamais faça uso de expressões muito informais como "kkkkkkkkkkk" (risada).

- Mesmo com os programas instalados, é de bom-tom que o funcionário espere seu chefe ou superiores enviar a primeira mensagem. "Ele pode não estar familiarizado com o uso e assim não o intimidamos", diz Célia Leão.

- Estabeleça regras com amigos e familiares para que não o chamem durante o expediente. Há sinais que indicam que você não pode falar apesar de estar online, como é o caso da imagem de "contramão". Se for chamado, basta um "Oi" e avisar que não pode falar.

- Tenha bom senso ao escolher a foto e frase de identificação. Nada de colocar a foto de biquíni das últimas férias e seu poema preferido, por exemplo.

- Se bem usados, esses programas podem até substituir reuniões rápidas. "O contato pessoal é importante e deve ser preservado, mas podemos ganhar em produtividade usando outros meios", diz Maria Aparecida.

- Assim como os programas de chat, é a empresa que deve autorizar a comunicação via SMS.

- Avalie em que momento é preciso documentar a comunicação. Conclusões de negociações importantes devem ser registradas por e-mail. Mas se você estiver atrasado para uma reunião, por exemplo, vale enviar recado pelo SMS, pois assim a mensagem estará formalizada.

- SMS é uma boa solução para avisar aquele colega inconveniente que insiste em telefonar no meio de uma reunião de trabalho, mas em hipótese alguma fique trocando mensagens.

- Com moderação, as mensagens substituem ligações de amigos ou familiares. Apenas deixe o telefone programado para vibrar, pois seus colegas de trabalho não precisam ser avisados de que você recebeu uma mensagem de texto.

- Se você utilizar seu telefone celular também para assuntos de trabalho, deve estar atento à maneira como atende às chamadas. Não precisa ser algo extremamente formal, basta atender falando seu nome.

- Se precisar falar ao celular para resolver assuntos particulares, que seja sempre o mais rápido possível.

- Em reuniões, celulares não devem ser levados ou devem permanecer no modo silencioso ou para vibrar. Não o coloque sobre a mesa para não checar a todo o momento quem ligou ou mensagens de texto. Se estiver aguardando ligação ou recado importante, avise a todos antes do início das conversas.

- Não atenda a ligações pessoais em nenhuma hipótese durante reuniões. Isso serve para mães que não resistem atender à chamadas de casa, dos filhos, marido ou das babás. Ideal é orientar amigos e familiares a ligar apenas no horário de almoço ou em caso de urgência, assim fica mais fácil filtrar as chamadas. Se você tiver uma secretária, os recados devem passar por ela antes.

- No escritório, deixe sempre o aparelho programado para vibrar. Nada de toques espalhafatosos, como uma música em ritmo de salsa.

- Determine áreas (biblioteca, cafeteria, sala de reuniões) ou períodos em que é proibido o uso de aparelhos. Leve essa regras também para sua vida pessoal, se for importante, por exemplo, jantar com os filhos sem ser incomodada pelo celular.

- Checar e-mails pessoais, pagar contas, fazer compras ou navegar pela Internet sem que a pesquisa esteja relacionada com o trabalho devem ser deixados para o horário de almoço ou nos intervalos durante o dia. Caso contrário, peça autorização para a chefia para realizar essas tarefas durante o expediente por e-mail. A resposta com a autorização deve ser arquivada. Ela será útil se você for questionado por colegas ou houver mudança de liderança na empresa.

- Se durante uma reunião usar seu palm ou notebook para acessar informações ou fazer anotações, não acesse e-mail ou navegue pela internet. A tentação de estar fazendo isso a todo o momento é grande e pode gerar distrações que são percebidas pelos demais e demonstram falta de respeito.

- Durante férias, feriados ou se você estiver ausente do escritório por mais de dois dias, programe uma mensagem de resposta automática. Assim, a demora em retornar o e-mail não será interpretada como falta de atenção.

- Ao receber uma mensagem em que vários destinatários estão em cópia, avalie se a sua resposta também deve ser enviada para todo o grupo. Muitas vezes, caixas de entrada ficam cheias de mensagens desnecessárias com respostas como "OK".

- Ao enviar mensagem para grupos de pessoas que não se conhecem, use a opção "Cópia Oculta", para preservar os endereços de e-mails dos membros do grupo.